A gestão de contratos é um dos pontos mais importantes para empresas que querem crescer sem correr riscos e ficar vulneráveis a problemas jurídicos. Mas, como boa parte das tarefas mais importantes, ela é deixada de lado em nome de outras tarefas consideradas mais urgentes.
É verdade que vender e entregar o serviço são missões essenciais para que uma empresa continue viva e saudável no mercado. Mas o que muitos gestores não percebem é que apenas um contrato mal cuidado pode arruinar as finanças do negócio bem rápido.
Felizmente, a gestão de contratos não é um bicho de 7 cabeças, desde que você siga as melhores práticas.
E é isso que eu vou mostrar para você neste artigo: por que esse trabalho é essencial e quais são as ações certeiras que você precisa tomar para ter contratos sólidos e lucrativos.
Por que a boa gestão de contratos é essencial?
Gestão de contratos vai muito além do que garantir que duas cópias sejam assinadas e guardadas em uma gaveta ou pasta no computador da empresa. Pelo contrário, é preciso acompanhar o contrato do início ao fim e garantir que ele foi cumprido sem problemas ou questionamentos.
Além disso, em certos momentos, as duas partes do contrato chegam a conclusão de que será preciso fazer algo mais, que não estava previsto no acordo inicial. Assim que os termos do trabalho mudam, o contrato deve mudar, e só com uma boa gestão isso é possível.
De forma geral, podemos dizer que há pelo menos dois motivos pelos quais a boa gestão de contrato é essencial em qualquer empresa, principalmente as que pretendem crescer. Os motivos são:
Organização e eficiência jurídica
Quando a empresa cuida bem de todos os seus contratos ela evita todo tipo de problema ou confusão que poderia dar brecha para problemas jurídicos. Quebra ou descumprimento de contrato são dois pontos muito sensíveis, responsáveis por muitos processos judiciais quando o assunto é negócios.
Por isso, a gestão contratual eficiente vai blindar seu negócio de enfrentar processos, ou deixar de receber seus próprios direitos, por conta de descuidos ou falta de atenção.
Além disso, mesmo que não enfrente esse tipo de dificuldade, a qualquer momento um setor da empresa pode precisar acessar um dado específico de certo acordo. Quando a gestão é bem feita essas informações ficam facilmente acessíveis, sem perda de tempo ou dor de cabeça desnecessária.
Fiscalização do cumprimento do contrato
O segundo motivo para acompanhar de perto seus contratos é garantir que eles serão cumpridos. As pessoas, mesmo em empresas maiores, muitas vezes encaram o contrato apenas como mera formalidade.
Infelizmente isso significa atrasos, estouro de orçamentos, descumprimento de obrigações básicas e, por fim, insatisfação com a parceria. Em muitos casos, isso resulta até em brigas judiciais.
Por outro lado, quando a empresa se preocupa em fiscalizar o cumprimento do acordo, tanto as próprias responsabilidades quanto as do parceiro, a chance de sucesso é enorme.
5 boas práticas de gestão de contratos para facilitar a sua vida
Agora vamos para a parte prática. Ao colocar essas 5 ações em andamento, você e sua equipe vão garantir que seus contratos serão muito mais seguros, eficazes, lucrativos e fáceis de gerenciar.
Tudo que você precisa fazer é seguir 5 princípios básicos:
1. Garanta que todos entendem bem os termos do contrato
A primeira boa prática é bem óbvia, mas vai na contramão do que muitos gestores gostam de fazer na hora de estabelecer um contrato. A ideia de deixar a outra parte “no escuro” pode parecer vantajosa de início, mas produz o efeito contrário.
A partir do momento em que uma das partes fica infeliz ou se sente enganada pelo contrato, mesmo que tenha assinado de livre e espontânea vontade, a relação muda muito. E essa mudança afeta diretamente a qualidade do projeto, o que vai gerar problemas para os dois lados.
Para garantir a boa gestão de contratos, comece com transparência total. Um contrato em que todos entendem seus papéis é um contrato muito sólido e que tem chances enormes de funcionar.
2. Transforme os itens do contrato em processos de trabalho
Como parte da gestão de contratos eficiente é garantir que tudo seja cumprido, é importante transformar os itens do acordo em processos de trabalho bem claros e definidos. Isso não só vai facilitar a vida de todos os envolvidos, mas vai tornar mais fácil que os termos do acordo sejam respeitados por todos.
Mas considere o seguinte:
É importante que esse plano de ação respeite os métodos de trabalho existentes em cada empresa. Não adianta tentar implantar um sistema totalmente novo de trabalho só para cumprir o contrato.
A ideia é mais mapear as atividades e prazos, bem como definir responsáveis, do que inventar uma metodologia completa que revolucione a forma de trabalho.
3. Use um sistema de gestão confiável para cuidar dos contratos
É muito importante contar com um bom sistema de gestão para cuidar dos seus contratos de forma mais segura e produtiva. Usar ferramentas manuais pode até funcionar por certo tempo, mas não se compara a benefícios que um software de gestão confiável traz, como:
- integração entre todas as áreas da empresa;
- acesso universal aos dados;
- histórico de contratos;
- entre outros.
Uma plataforma de gestão confiável faz muita diferença na segurança, agilidade e precisão do trabalho de gerenciar seus contratos.
4. Contrate um seguro garantia para o contrato
Outro ponto essencial que não pode ficar de fora é a contratação de um seguro garantia para o contrato. Quais os benefícios de fazer isso?
Em primeiro lugar, o propósito do seguro garantia é garantir que os prazos e valores em dinheiro firmados em contrato sejam cumpridos. Se não forem, o seguro é acionado e a sua empresa não fica no prejuízo.
E o mais importante:
De todos os instrumentos jurídicos que existem para cumprir essa função, como carta bancária e seguro calção, o seguro garantia é o de melhor custo benefício. Além disso, o seguro garantia acaba tendo uma missão dupla, pois também serve como instrumento de fiscalização e controle prático do cumprimento do contrato.
5. Armazene os contratos em um local seguro
Por último, mas não menos importante, está a tarefa de garantir que os seus contratos sejam guardados em um local seguro. Mesmo que tenha uma cópia física, é válido também guardar uma cópia eletrônica de todos os contratos.
Você deve adicionar junto deles qualquer documento adicional que tenha sido adicionado ao contrato ou que seja importante para validar as informações contidas no acordo. Por que isso é tão importante?
Porque o contrato precisa ser mantido por anos, não apenas enquanto é válido. Nesse sentido, mais uma vez vale destacar o papel das ferramentas de gestão, que armazenam esses dados na nuvem de forma simples e segura.
A gestão de contratos é importante demais para ser deixada de lado. Empresas sérias que desejam crescer de forma saudável e contínua entendem que não basta fechar o acordo, é preciso garantir que ele será cumprido. E por seguir as 5 dicas práticas que mostramos acima, você vai incluir a sua empresa neste seleto grupo de negócios fortes e preparados.
Além dos benefícios que mostramos aqui, veja como a boa gestão de contratos aumenta a produtividade e a rentabilidade da sua empresa!