Empresas de transporte podem contratar outras para realizar parte do serviço, reduzindo custos operacionais, tempo e burocracia. Mas fique de olho! Para isso, pode ser obrigatório emitir um CTe de Subcontratação.
Trata-se de um documento fiscal que registra as informações sobre uma prestação de serviço no transporte de mercadorias. Assim, a subcontratação fica formalizada e você traz mais transparência, controle financeiro, segurança e responsabilidade.
Até porque, ele prova que a empresa subcontratada estava envolvida no transporte. Essa informação é essencial em caso de incidentes, como ao acionar o seguro de transporte, caso haja uma apólice contratada.
Então, quer entender mais sobre CTe de Subcontratação? Continue a leitura e descubra a importância desse documento, definição, como evitar erros e outras informações!
O que é um CTe de Subcontratação?
O CTe de Subcontratação é um documento fiscal eletrônico emitido quando uma empresa contratada para fazer um transporte contrata outra. Ou seja, é quase como se a corporação principal terceirizasse o transporte.
Essa quase terceirização é chamada subcontratação, que pode ser documentada para registrar e formalizar a negociação. Na prática, o CTe de Subcontratação — cuja sigla significa Conhecimento de Transporte Eletrônico — comprova que o transporte foi feito por outra transportadora.
Como Funciona a Subcontratação de Serviço?
A subcontratação de serviços funciona quando uma empresa contrata outra para realizar parte de um serviço que ela própria oferece. Quer dizer, imagine que você tem um restaurante e precisa entregar seus pedidos aos clientes.
Então, para alcançar todas as áreas da cidade, foi necessário contratar uma empresa de entrega especializada. Nesse caso, você seria a empresa contratante, responsável por elaborar os pedidos de comida.
Enquanto isso, quem faz a entrega é a subcontratada. Agora, pense no CTe de Subcontratação como um comprovante oficial desta contratação, incluindo informações de valores envolvidos, áreas de entrega etc.
Assim, a subcontratação de serviço ocorre para atender a demandas específicas e complementar a capacidade de recursos. Por exemplo, em vez de manter uma frota de veículos própria, a transportadora pode contratar serviços de outra quando houver uma demanda extra. Isso reduz custos, tempo e burocracia.
De todo modo, a contratada principal (como o restaurante) continua responsável pela operação de transporte, mesmo com a subcontratação. Logo, ela deve garantir que a subcontratada cumpra com as obrigações.
Qual é o Papel do Expedidor no CTe de Subcontratação?
O expedidor é o responsável por entregar a carga ao transportador, quando esta função não for do remetente. Logo, ele atua como intermediário entre o remetente e o transportador, garantindo que a carga seja coletada e enviada adequadamente.
Para entender melhor, conheça alguns dos demais atores envolvidos no CTe:
- Remetente – pessoa ou empresa que envia a carga, encarregada de contratar o transporte e providenciar o embarque da mercadoria, como o dono da carga ou expedidor contratado;
- Transportador – pessoa física ou jurídica que faz o transporte da carga, contratado pelo remetente ou expedidor;
- Destinatário – é quem recebe a carga no destino final;
Assim, o expedidor pode ser contratado pelo remetente para entregar a carga ao transportador. Isso ocorre especialmente quando o remetente não possui os recursos ou a logística necessária para o envio direto.
Qual é a Importância de um CTe de Subcontratação?
O CTe de Subcontratação é importante para diversos envolvidos, incluindo profissionais de logística, empresas de transporte etc. Entenda!
Conformidade legal
Emitir o CTe de Subcontratação, também chamado Contra CTe, é obrigatório pelas autoridades fiscais em alguns casos. Então, o não cumprimento dessa obrigação pode resultar em multas e outras penalidades, além de diminuir a credibilidade das empresas.
Registro da contratação
O CTe de Subcontratação registra formalmente a contratação da empresa subcontratada para realizar parte do serviço de transporte. Para isso, ele inclui informações detalhadas sobre empresas envolvidas, mercadorias transportadas, valores e impostos. Esse registro eleva a transparência e o controle logístico.
Seguro de transporte
Este documento é crucial para o seguro de transporte e carga. Afinal, o CTe comprova que a subcontratada estava envolvida na operação, em caso de sinistros, como danos, roubo, extravios ou perdas.
Por isso, este documento eletrônico pode ser exigido para solicitar a indenização financeira das seguradoras contratadas. Por outro lado, sem ele, o processo de acionamento pode ser mais complexo.
Gestão financeira
O CTe de Subcontratação também contribui para uma gestão financeira adequada. A explicação é que ele registra os valores envolvidos na subcontratação, permitindo um melhor controle financeiro das operações.
Isso é importante para garantir o pagamento correto às subcontratadas e manter a transparência nos processos contábeis.
Resolução de disputas
O CTe de Subcontratação pode ser utilizado em caso de disputas relacionadas à subcontratação. Afinal, ele contém informações relevantes úteis de prova, evitando problemas legais.
Por exemplo, o CTe pode comprovar a participação da subcontratada, em casos de danos ou perdas das mercadorias no transporte subcontratado. Isso ajuda a determinar a responsabilidade pelo ocorrido e a resolver a disputa sobre quem deve arcar com os prejuízos.
Quais são os Tipos de CTe?
Existem diversos tipos de CTe, utilizados para documentar o transporte de mercadorias. Saiba mais!
CTe Normal
É o tipo mais comum de CTe, utilizado para registrar o transporte de mercadorias entre diferentes localidades, funcionando como uma “carteira de identidade” das cargas.
Assim, a transportadora emite esse documento eletrônico colocando informações importantes, como remetente, (destinatário), o que está sendo transportado, valor da carga etc.
CTe de Complemento de Valores
Esse tipo de CTe é utilizado quando há necessidade de complementar o valor anteriormente emitido. Pode ser utilizado, por exemplo, para corrigir divergências nos valores declarados ou adicionar informações financeiras relacionadas ao transporte. Em outras palavras, é como uma “atualização” do CTe Normal.
CTe de Anulação
Esse CTe é emitido para anular os valores anteriormente emitidos quando não for mais possível adicionar ou corrigi-los, como no CTe de Complemento de Valores. Então, o CTe de Anulação comunica às autoridades fiscais que o valor previsto mudou, evitando problemas ou questionamentos futuros.
CTe Substituto
É emitido quando há necessidade de substituir um CTe e quando quem contrata os serviços contribui para o ICM (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Assim, ele corrige erros nas informações financeiras em um CTe original.
CTe de Redespacho
Esse tipo de CTe é utilizado quando ocorre o redespacho de mercadorias. Ou seja, uma transportadora principal contrata outra para realizar parte do transporte e mais uma para continuar o trajeto. Então, o início, meio e fim do percurso é dividido para mais de uma transportadora.
Qual o Momento Certo para Emitir um CTe de Redespacho?
O CTe de Redespacho deve ser emitido antes do início do transporte, após negociar os detalhes com a subcontratada. Essa decisão pode ser tomada quando uma transportadora contratada para realizar o transporte identifica que não pode ir até o destino final.
Isso pode ocorrer por restrições geográficas, carga excede o peso máximo suportado pelos veículos etc. Logo, a transportadora deve contratar uma redespachante que atue na região de destino para finalizar o transporte.
Redespacho vs Subcontratação: Quais são as Diferenças?
A principal diferença entre redespacho e subcontratação é a natureza do contrato. No redespacho, a transportadora A faz parte do trajeto, emite o CTe de Redespacho e contrata uma B para finalizar o serviço.
Logo, existem, pelo menos, duas transportadoras envolvidas no redespacho: a originalmente contratada para realizar o transporte da carga, e a redespachante.
Já na subcontratação, a empresa contratante emite o CTe de Subcontratação e solicita o transporte para outra. Porém, a responsabilidade do frete com o cliente continua no nome dela.
CTe de Subcontratação, Redespacho e Redespacho Intermediário: Conheça as Diferenças
O CTe de Subcontratação é utilizado quando uma transportadora contrata outra para realizar todo serviço. Enquanto isso, o Redespacho e o Redespacho Intermediário surgem caso a transportadora não possa levar a carga até o destino, contratando outra para complementar a função.
E ainda, a diferença entre redespacho e redespacho intermediário é o número de transportadoras envolvidas. Quer dizer, redespacho envolve apenas 2 transportadoras (a inicial e a redespachante), já o redespacho intermediário inclui 3 transportadoras (a inicial, a intermediária e a final).
Por exemplo, uma transportadora inicial recebe uma carga do remetente, mas não tem estrutura para realizar o transporte até o final. Nesse caso, ela contrata uma intermediária para repassar a carga para outra transportadora, garantindo que ela chegue ao destino com segurança.
CTe de Subcontratação
Esse CTe é emitido quando uma empresa contratante subcontrata outra para realizar todo o transporte de mercadorias. Ele é utilizado para documentar a participação da empresa subcontratada no transporte.
Como Escolher o CFOP Correto para a Emissão do CTe de Subcontratação?
O CFOP de subcontratação deve ser o 5360 corresponde à “Prestação de Serviços de Transporte – Subcontratação de Frete”. Ele é utilizado quando ocorre a subcontratação de uma transportadora para realizar o transporte da carga.
Quer dizer, CFOP (Código Fiscal de Operações e de Prestações) é uma codificação na área fiscal envolvendo operações de compra, venda ou prestação de serviços. Assim, cada CFOP possui uma descrição que indica o tipo de operação realizada.
Por isso, existem diversas tabelas de CFOP disponíveis. Você pode consultar a correspondente ao seu estado ou utilizar tabelas nacionais. Nelas, procure pelos CFOPs relacionados a transporte de carga e subcontratação.
Feito isso, analise a descrição de cada CFOP e verifique qual reflete corretamente a operação de subcontratação. A escolha correta do CFOP é importante para garantir a conformidade fiscal e evitar problemas futuros com as autoridades fiscais.
Quais Impostos Incidem no CTe de Subcontratação?
No CTe de Subcontratação, podem incidir alguns impostos. Acompanhe!
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
É um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e serviços. Ele é calculado com base na alíquota determinada pelo estado de origem da operação, mas nem sempre é obrigatório.
PIS (Programa de Integração Social)
A alíquota para apurar os créditos é de 1,65%, caso a empresa subcontratada não opte pelo Simples Nacional. O pagamento é destinado ao FGTS e Seguro-Desemprego, benefício voltado para a sociedade.
COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
Essa contribuição social, que incide sobre a receita bruta das empresas, é de 7,6%, se elas não forem cadastradas no Simples Nacional. O pagamento desse imposto pode resultar em descontos em combustíveis, peças e outros custos operacionais.
A Questão do ICMS na Subcontratação: Quem Paga e Quem Recolhe?
Na subcontratação de transporte, quem paga o ICMS é o tomador do serviço, ou seja, o contratante da transportadora. Isso ocorre independentemente dele ser o remetente da carga ou o expedidor contratado.
Enquanto isso, a transportadora que subcontrata deve recolher o imposto da subcontratada. É importante entender o ICMS na subcontratação para garantir o correto recolhimento deste imposto.
Passo a Passo: Como Lançar um CTe no Simples Nacional?
Lançar um CTe no Simples Nacional envolve alguns passos. Acompanhe!
- verifique a obrigatoriedade – o Simples Nacional é um regime simplificado de arrecadação de impostos voltado para pequenas e microempresas.
- acesse o sistema – existem diversos softwares disponíveis no mercado que podem auxiliar nesse processo;
- informe os dados da empresa – como CNPJ, razão social, endereço, etc;
- informe os dados do transporte – como origem, destino, data de emissão, natureza da operação, valor do frete, entre outro;
- informe os dados do destinatário da carga – incluindo CNPJ ou CPF, razão social ou nome, endereço, etc;
- calcule os impostos – o sistema vai calcular automaticamente os impostos devidos com base nas informações fornecidas. No Simples Nacional, a alíquota do ICMS não precisa ser registrada separadamente;
- emita o CTe – o sistema vai gerar um número único para o documento, que serve como comprovante da operação de transporte.
Quem Deve Escriturar o CTe do Tomador ou do Destinatário?
O tomador deve escriturar o CTe, seja ele o destinatário ou o emitente da nota fiscal de venda. Ele é o único autorizado para escrituração nos livros fiscais, conforme as normas contábeis e tributárias vigentes. Isso inclui registrar número do CTe, data de emissão, valor do frete, entre outras informações relevantes.
Qual é a Diferença de Terceirização e Subcontratação de Serviços?
Na subcontratação, a empresa contratada mantém o controle geral do projeto, na terceirização, a contratante delega a responsabilidade para a terceirizada.
Por exemplo, uma empresa de construção civil é contratada para construir uma casa e subcontrata uma especializada em instalações elétricas para ajudar no projeto.
A primeira contratada continua sendo a contratante legal, enquanto a corporação de instalações elétricas é a subcontratada. Assim, a empresa de construção civil precisa garantir uma entrega conforme o acordado para evitar problemas no nome dela.
Se fosse uma terceirização, a responsabilidade legal era passada para a terceirizada. Logo, ela deve ser especializada no tipo de serviço oferecido para evitar problemas para quem contrata.
Dicas Práticas para Emitir um CTe de Subcontratação
A emissão de um CTe de subcontratação pode parecer confusa para muitas pessoas. Assim, é importante aprender como emitir esse documento. Acompanhe!
Identifique as empresas envolvidas
Identifique claramente as empresas que estão subcontratando e as que estão sendo subcontratadas. Isso inclui a transportadora original, a empresa subcontratada e o expedidor (se aplicável).
Colete informações relevantes
Certifique-se de ter em mãos todas as informações necessárias para a emissão do CTe de Subcontratação. Entre eles, dados da carga, dados das empresas envolvidas, valores do frete, entre outros.
Utilize o CFOP adequado
O CFOP apropriado para o CTe de Subcontratação é o 5360 corresponde à “Prestação de Serviços de Transporte – Subcontratação de Frete”. De todo modo, vale verificar com um contador ou profissional especializado para garantir o uso correto do CFOP.
Preencha corretamente o CTe
Preencha todas as informações solicitadas no CTe de Subcontratação de forma precisa e clara. Isso inclui dados do remetente, destinatário, informações sobre a carga, valores, forma de pagamento, entre outros.
Mantenha registros adequados
É importante manter cópias dos CTes de Subcontratação emitidos e toda a documentação relacionada, para fins de registro e auditoria futuros.
Esteja em conformidade com as normas fiscais
Certifique-se de estar em conformidade com todas as normas fiscais e regulamentações aplicáveis ao emitir o CTe de Subcontratação. Isso inclui a correta emissão do documento, o recolhimento de impostos e o cumprimento de obrigações acessórias.
Exemplo Prático de um CTe de Subcontratação
A estrutura e as informações contidas de um CTe de Subcontratação podem variar conforme especificidades de cada negociação e regulamentações locais. Mas, em geral, o documento tem:
- nome, CNPJ, endereço, contato e telefone da empresa contratante;
- nome, CNPJ, endereço, contato e telefone da empresa contratada;
- descrição das mercadorias. Por exemplo: 50 unidades de Eletrônicos de 100 kg;
- valor declarado das mercadorias;
- valores e pagamento da subcontratação de serviço;
- condições de pagamento;
- responsabilidades e obrigações dos envolvidos;
- termos e condições;
- assinaturas e datas.
A Obrigatoriedade na Emissão do CTe de Subcontratação
É obrigatório que o contratante de serviços de transporte emita um CTe. Porém, se houver subcontratação de transportadora — quando uma empresa de transporte contrata outra —, a subcontratada deve emitir um CTe de subcontratação, complementando o CTe principal.
As Vantagens Fiscais do CTe de Subcontratação
O CTe de subcontratação traz algumas vantagens fiscais para as empresas envolvidas. Uma delas é permitir que a empresa contratante tenha um controle mais preciso sobre as operações de transporte.
Isso porque é emitido um documento específico para cada serviço realizado pela transportadora subcontratada. Isso facilita o acompanhamento dos custos, impostos envolvidos e obrigações fiscais.
E ainda o CTe de subcontratação contribui para a regularizar operações de transporte, o que evita a informalidade e garante o cumprimento das obrigações fiscais.
Como Fazer sua Primeira Emissão de CTe Gratuitamente?
A emissão gratuita de CTe pela Sefaz (Secretaria da Fazenda) foi encerrada em janeiro de 2017. Desde então, a emissão passou a ser realizada por empresas autorizadas que oferecem esses serviços com o pagamento de taxas. Assim, os passos envolvem:
- escolha da plataforma para emitir o CTe – essa etapa deve ocorrer considerando tamanho, orçamento e outras particularidades da empresa;
- cadastro – faça o cadastro na plataforma ou sistema de emissão de CTe escolhido ao fornecer informações básicas sobre sua empresa e atividades efetuadas;
- dados do transporte – insira os dados referentes ao transporte, como origem, destino, data de emissão, informações sobre a carga, entre outros;
- informações do emitente e do destinatário – preencha corretamente os dados do emitente (sua empresa) e do destinatário (empresa que recebe a carga);
- cálculo dos impostos – informe os valores e as alíquotas dos impostos incidentes sobre o transporte;
- validação e assinatura – verifique todas as informações inseridas e certifique-se de que estão corretas e assine digitalmente o documento, utilizando um certificado digital válido;
- emissão e envio – clique no botão de emissão e aguarde a confirmação do sistema.
Importância da Verificação de Números e Informações na Emissão de um CTe
A verificação minuciosa de números e informações na emissão de um CTe é fundamental para garantir conformidade fiscal, eficiência operacional e confiabilidade das informações.
Por exemplo, erros nos números de CNPJ, CFOP, valores de impostos etc. podem levar a problemas com a Receita Federal, resultando em multas e penalidades. Afinal, o CTe é um documento fiscal e deve estar em conformidade com as normas e regulamentações vigentes.
Como Evitar Erros Comuns na Emissão de um CTe de Subcontratação
Para evitar erros comuns na emissão de um CTe de subcontratação, é importante seguir algumas práticas, como:
- conhecer bem as normas fiscais e logísticas e manter-se atualizado sobre as leis;
- verifique as informações com cuidado, garantindo que todas estejam corretas e correspondam aos documentos relacionados;
- utilize sistemas e softwares confiáveis, ajudando a evitar erros de digitação para maior precisão das informações inseridas;
- mantenha uma comunicação clara com as transportadoras para garantir que todos os acordos, responsabilidades e detalhes do transporte estejam acordados e registrados;
- forneça treinamento adequado para os colaboradores envolvidos no processo de emissão do CTe de subcontratação;
- realize revisões e auditorias internas, ajudando a identificar erros e inconsistências;
- mantenha registros e documentação organizados para facilitar futuras consultas e auditorias.
Como visto, um CTe de subcontratação é fundamental para contratar seguro de transporte, garantir conformidade legal e trazer outros benefícios. Então, siga as melhores práticas para evitar erros comuns e garantir a eficiência das operações logísticas.
Tirou as suas principais dúvidas sobre CTe de Subcontratação? Conforme mencionado, é preciso ter um certificado digital para validar o documento. Por isso, acesse outro artigo sobre a importância do certificado digital para CTe, como funciona e qual modelo escolher entre o A1 e A3!