Publicado em 22/07/ 2021

6 documentos de transporte de cargas que você precisa conhecer

Economize no Seguro de Carga

Quem faz o transporte de cargas precisa ficar atento às exigências legais e fiscais na prestação do serviço. Nesse sentido, ter toda a documentação necessária e útil ao transporte é fundamental para evitar problemas.

Isso porque a administração pública exige alguns documentos para comprovação de informações e garantia da regularidade do serviço. Assim, existem documentos que comprovam a origem da carga, a legalidade da prestação de serviços e outros fatos importantes.

Para trazer segurança à sua viagem, neste texto você conhecerá 6 documentações essenciais no transporte de cargas. Confira e entenda como cada uma funciona!

1. Nota fiscal eletrônica

A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é um documento obrigatório quando se trata da comercialização de produtos ou prestação de serviços. Ela é um registro oficial das transações que ocorrem entre pessoas jurídicas e físicas.

É a partir das informações inseridas que a administração pública calcula o imposto devido e outras obrigações contábeis da empresa. Como toda venda ou negociação deve ser registrada para fins fiscais, ela é fundamental no transporte de cargas.

Por isso, a falta de nota fiscal da mercadoria transportada e do próprio serviço pode acarretar problemas graves. Afinal, ela pode estar relacionada à sonegação de impostos e fraudes puníveis nos termos do Código Penal.

2. Conhecimento de transporte eletrônico

O CT-e é a documentação que substitui o antigo conhecimento de transporte rodoviário de cargas (CTRC). Diferentemente do seu antecessor, ele é utilizado de forma eletrônica para facilitar a emissão e armazenamento.

O documento funciona da mesma forma que a nota fiscal. Contudo, é específico para o transporte de cargas. Aqui, vale ressaltar que ele é válido em qualquer forma de transporte — seja rodoviária, aérea, ferroviária, hidroviária ou dutoviária.

Desse modo, se o veículo for parado em fiscalização, ele é um documento requerido pelos fiscais para checagem de regularidade. Com esse documento é possível verificar todos os registros na secretaria da fazenda em relação à carga.

3. Manifesto eletrônico de documentos fiscais

O manifesto eletrônico de documentos fiscais, ou MDF-e, também é gerado de forma eletrônica. Sua finalidade é agilizar o registro de lotes dos documentos fiscais a respeito do transporte no caso de transporte de cargas interestaduais.

Ele tem validade em todos os estados do país e viabiliza a vinculação dos documentos fiscais na unidade de carga. Para isso, o manifesto deve ser assinado eletronicamente pelo emissor e autorizado por uma plataforma própria, o que garante a sua validade.

Além disso, ele identifica a unidade de carga utilizada no serviço, os dados completos do veículo e da transportadora. Assim, ele serve como um resumo de todas essas informações de outras documentações, com validade jurídica.

O MDF-e precisa ser gerado após a emissão do CT-e e é de emissão obrigatória para viagens entre estados, conforme a Secretaria da Fazenda e Planejamento. 

4. Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica

O DANFE, documento auxiliar da nota fiscal eletrônica, é uma forma de representar a NF-e de maneira física. Dessa forma, ele é impresso por quem emite a nota e contém um resumo de todas as informações do documento.

A sua finalidade é simplificar a NF-e para leitura. Isso acontece porque, para visualizar a nota fiscal, é preciso ter um programa específico. Ou seja, poderiam surgir problemas ao consultar no transporte de cargas e eventuais fiscalizações.

Seguro de carga

Desse modo, o DANFE deve acompanhar as mercadorias no veículo, possibilitando a sua apresentação caso seja solicitada. Portanto, ela facilita a rotina do responsável pelo transporte, que poderá comprovar as informações da operação.

Outra função importante do DANFE é facilitar a escrituração das operações feitas com NF-e. Isso acontece nos casos em que o destinatário pode não ter um cadastro para emissão da nota fiscal.

5. Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico

Como você viu, as empresas de transporte precisam emitir o CT-e. Porém, o armazenamento virtual pode trazer problemas em sua apresentação. Nesse caso, o documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico, ou DACTE, funciona como uma representação do CT-e

Ele é físico, impresso pelo emissor e contém todas as informações relevantes daquele documento. A fim de garantir a segurança, o DACTE apresenta a chave de acesso única para consultar o CT-e. Por isso, deve sempre acompanhar a carga transportada. 

Dessa maneira, em caso de fiscalizações, basta apresentá-lo para comprovar a regularidade da operação. Vale ressaltar que tanto o DANFE quanto o DACTE não substituem os documentos que representam. 

Ou seja, eles não podem ser emitidos sem as respectivas NF-e e CT-e. Sua função é apenas facilitar a visualização e agilizar a comprovação de informações.

6. Protocolo de averbação de seguro de cargas

As empresas que realizam a gestão e o transporte de cargas precisam se precaver de sinistros. Eles representam imprevistos que trazem riscos e despesas de emergência. Por exemplo, acidentes, avarias à carga, roubos, danos à via etc.

Logo, contratar um seguro é fundamental para ter uma cobertura diante de problemas e reduzir os prejuízos causados. Com um seguro ativo, caso aconteça algum imprevisto, a empresa seguradora reembolsará o contratante dos prejuízos sofridos, de acordo com a apólice

O funcionamento segue as regras comuns aos seguros: é preciso pagar um prêmio, que é o valor cobrado pela seguradora para fornecer esses serviços. Cada empresa apresentará condições diferentes. Na Mutuus, por exemplo, existe a apólice mensal e a apólice avulsa.

Também é comum a indicação de franquias, que são valores pagos pelo segurado diante dos sinistros, conforme determinado no contrato. Ademais, as coberturas variam conforme o interesse do contratante e a oferta da seguradora

Inclusive, vale destacar que elas podem ser contratadas por diversos interessados. Entre eles estão o transportador, o embarcador (o dono da carga), o importador e os operadores logísticos. 

No protocolo de averbação de seguro de cargas — que pode ser gerado manual ou eletronicamente — é possível conferir todos os dados relacionados ao frete e à mercadoria segurada. Por isso, vale a pena conhecer a existência do documento.

Concluindo

Com essas 6 documentações você fará um transporte de cargas mais seguro e tranquilo. Como vimos, é essencial entender quais são as exigências fiscais e os serviços para proteger o seu serviço. Lembre-se de que a contratação de um seguro reduz custos e o protege de situações inesperadas!

Ficou interessado no seguro de carga? Então entre em contato conosco para conhecer as nossas apólices!

Tenha mais segurança com seguro de carga
Guilherme Bitencourt

Guilherme Bitencourt

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