Realizar uma consulta CTE é fundamental para ter mais controle sobre o transporte de mercadorias e se garantir em auditorias fiscais.
Esse comprovante possui as principais informações sobre a carga e a operação de envio, além de ser um arquivo que confirma a realização do procedimento entre empresas.
Por esse motivo, é recomendado que os gestores e responsáveis saibam como localizar os códigos de acesso e quais os canais de pesquisa disponíveis na internet.
Para te ajudar, separamos um passo a passo de como consultar CTE completo, além de informações relevantes para ter mais controle sobre o documento fiscal e garantir operações autênticas.
O que é consulta CTE?
A sigla CTE significa “Conhecimento de Transporte Eletrônico”, um documento fiscal eletrônico utilizado no transporte de mercadorias. Assim, a consulta CTE é um processo em que é possível verificar a autenticidade e a validade para um determinado transporte.
Esse processo pode ser realizado por meio da chave de acesso do comprovante fiscal, composto por 44 dígitos, encontrado no próprio relatório ou na sua representação gráfica.
A consulta ocorre por meio da internet, em um sistema disponibilizado pela Receita Federal ou por órgãos estaduais responsáveis pela administração tributária.
Ao realizar a consulta CTE, é possível obter informações sobre a carga transportada, as empresas envolvidas na operação, a data e hora de emissão e autorização do documento, entre outras informações relevantes para o controle fiscal e logístico.
Trata-se de um procedimento importante para garantir a legalidade e a segurança das operações de transporte de mercadorias.
Como consultar um CTE?
Existem diversas formas de realizar uma consulta CTE, inclusive pela internet, de maneira acessível e rápida.
Esse procedimento pode ser realizado por meio de diversos canais, e é importante conhecer as principais possibilidades, para ter controle sobre esse documento.
Confira mais informações sobre como consultar um CTE:
a. Fazenda do Estado
Consultar um CTE na Secretaria da Fazenda do Estado é um processo simples e gratuito, que pode ser realizado de forma rápida e fácil por meio do sistema disponibilizado pelo órgão.
Essa ferramenta é útil para quem precisa obter informações sobre um determinado documento fiscal, como, por exemplo, verificar se ele foi emitido corretamente, consultar seus dados e até mesmo baixar uma cópia para fins de arquivo ou controle.
Para acessar o sistema de consulta de CT-e, basta entrar no site da Secretaria da Fazenda do seu Estado e buscar pela opção de Consulta de Documentos Fiscais Eletrônicos.
O recurso é intuitivo e fácil de usar, permitindo que qualquer pessoa possa utilizá-la sem dificuldades.
Uma das principais vantagens dessa ferramenta é que ela permite a consulta pelo número do documento, tornando o processo ainda mais ágil e eficiente.
Basta inserir o número do CTE desejado e o sistema irá fornecer todas as informações disponíveis sobre o documento.
Outra facilidade oferecida pela ferramenta é a possibilidade de download do CT-e consultado, uma função útil para quem precisa guardar uma cópia do documento para fins de auditoria ou controle interno, por exemplo.
b. Plataforma de gestão
Antes, a consulta CTE era realizada diretamente no portal do Sefaz, o que demandava mais tempo por parte dos responsáveis pelo setor de logística.
No entanto, atualmente, é possível realizar essa verificação em plataformas de gestão integradas com o sistema.
Nesses casos, o gestor pode verificar os documentos na ferramenta desenvolvida, sem precisar acessar o Sefaz.
Essa é uma forma mais eficiente de gerenciamento, uma vez que o acesso direto ao portal pode gerar atrasos e dificuldades no controle dos documentos fiscais.
Além disso, as plataformas de gestão oferecem uma forma de controle interno mais precisa e segura.
Com a integração entre o sistema de gestão e o CTe, os documentos são facilmente identificados e armazenados no banco de dados da empresa.
Isso significa que as informações fiscais estão sempre atualizadas e prontas para serem acessadas pelos responsáveis pelo setor.
Outra vantagem da consulta CTe em plataformas de gestão é a possibilidade de emissão de relatórios personalizados, com informações específicas e relevantes para o negócio.
Esses relatórios permitem que a empresa conduza uma análise mais detalhada do transporte de cargas, identificando eventuais problemas e oportunidades de melhoria.
Como realizar uma consulta CTE completo?
Existem alguns passos que permitem consultar CTE completo pela internet, de maneira acessível e gratuita.
Interessados em verificar mais informações sobre o documento podem seguir as etapas abaixo:
1. Acesse o portal
A princípio, acesse o site do SEFAZ do seu estado. O endereço varia segundo a região, mas geralmente segue o formato “www.sefaz.[sigla do estado].gov.br”.
Embora existam plataformas que possibilitem a verificação do documento pelo sistema internet, a consulta completa será mais bem-sucedida se realizada diretamente no portal.
Além disso, o banco de dados permite que os usuários confiram os comprovantes mais recentes, que podem não ter sido atualizados em outros tipos de ferramentas.
2. Localize o menu
Em seguida, o usuário deverá procurar pela opção “Serviços” ou “Serviços Online”. Esse menu geralmente fica na parte superior do site.
Com isso, será possível verificar as alternativas de consulta CTE e outros tipos de operações que o portal permite, relacionado ao documento.
A posição do botão pode variar conforme acesso por navegador desktop ou mobile.
3. Entre na ferramenta
A consulta CTE acontece na ferramenta especializada, indicada por meio desse título. Dessa forma, é simples do usuário localizar no menu.
Basta clicar na opção “Consulta de CTE” ou “CT-e”. Essa alternativa pode estar em uma seção chamada “Transporte” ou “Fiscalização”.
O atalho muda conforme o site e o Sefaz de cada estado, sendo importante verificar no portal da cidade em questão.
4. Informe os números
Na página de consulta, será preciso informar o número do CTE e o CNPJ da empresa emitente. Se não souber o número do CTE, pode solicitar ao remetente ou destinatário da mercadoria.
Essas informações são fundamentais para localizar o comprovante e seguir com o download dos dados de maneira completa.
Além disso, o formulário pode requerer outros dados adicionais e uma confirmação do usuário, para garantir o sigilo do documento.
A consulta pode demorar alguns segundos para retornar as informações.
5. Verifique os dados
Finalmente, na tela de resultado, será possível visualizar as informações do CTE, incluindo:
- dados do remetente e destinatário;
- valores;
- mercadorias transportadas.
Em seguida, também poderá realizar o download do documento no dispositivo local, em mais de um formato.
Caso a consulta não retorne resultados, verifique se as informações informadas estão corretas e tente novamente.
Em alguns casos, pode ser necessário entrar em contato com o remetente ou destinatário para confirmar as informações.
Consultar CTE pela chave
A consulta CTE pela chave de acesso é simples, e pode ser realizada no mesmo portal da verificação do documento completo.
Esse número trata-se de um código numérico de 44 dígitos que identifica de forma única cada documento eletrônico de transporte emitido.
A chave é gerada pelo emissor do CT-e e deve ser informada em todos os documentos fiscais e demais operações que envolvam o transporte da mercadoria. Ela é composta pelos seguintes elementos:
- Código da Unidade da Federação (UF) do emitente do CT-e (2 dígitos);
- Ano e Mês de emissão (4 dígitos);
- CNPJ do emitente (14 dígitos);
- Modelo do documento fiscal (2 dígitos);
- Série e número do CTE (3 dígitos);
- Código numérico que compõe a chave (8 dígitos);
- Dígito verificador da chave de acesso (1 dígito).
A chave de acesso é importante para verificar a autenticidade e a validade do documento eletrônico de transporte, bem como para consultas junto aos órgãos fiscais e para rastrear a mercadoria durante o transporte.
Para realizar a consulta CTE pelo código, basta acessar o site da Sefaz no estado emissor e localizar a alternativa “Consulta por Chave de Acesso”.
Em seguida, insira o código no campo indicado. É importante informar os 44 dígitos numéricos disponíveis no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) ou no próprio documento eletrônico.
Finalmente, basta consultar e aguardar a resposta do sistema, que pode indicar o status, as informações sobre o transporte, os documentos relacionados, entre outros dados.
Caso o CT-e tenha sido autorizado pela SEFAZ, é possível imprimir o DACTE ou obter o XML para fins fiscais.
Se houver alguma inconsistência ou problema, é preciso entrar em contato com a empresa emissora ou com a SEFAZ para buscar soluções.
Como consultar CTe pelo XML?
O processo de consulta CTE por um documento XML é diferente dos demais procedimentos, mas também ocorre pelo computador.
Isso porque é necessário abrir o arquivo com um editor de texto ou programa específico para visualização.
Em seguida, o usuário deverá localizar a tag <chCTe> no arquivo XML. Essa informação contém a chave de acesso, a sequência numérica de 44 dígitos.
Uma vez que o usuário encontrou esse dado no arquivo, basta seguir o procedimento de verificação pelo portal por meio do código.
É recomendável ter o código copiado, pois a sequência é extensa e as ferramentas digitais permitem esse atalho.
Vale ressaltar que a consulta CTE da XML é mais recomendada para situações em que o documento físico ou o DANFE não estão disponíveis.
Caso contrário, é possível conduzir a verificação por meio do número da nota fiscal ou do próprio código.
Como baixar o CTE?
Após consultar CTE completo, vale a pena realizar o download do documento para tê-lo no dispositivo e disponível fora da internet.
Dessa forma, será mais simples realizar verificações futuras, bem como utilizar o comprovante para comprovações fiscais e auditorias.
Nesse caso, o download exige alguns passos simples. Veja como salvar o arquivo:
- Acesse o portal do SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado;
- Faça o login no sistema utilizando o seu certificado digital;
- Clique na opção “CT-e” ou “Conhecimento de Transporte Eletrônico” para acessar a área de emissão do documento;
- Preencha os campos solicitados com as informações necessárias para a emissão;
- Após preencher todas as informações necessárias, clique em “Emitir” para gerar o documento;
O CTE será gerado em formato XML, que poderá ser salvo em seu computador ou enviado diretamente para o sistema de gestão da empresa.
No entanto, vale a pena ter em mente que, para emitir o arquivo, é necessário possuir um certificado digital válido e estar cadastrado no sistema da SEFAZ do seu estado.
Além disso, é importante verificar as normas e exigências específicas para a emissão em sua região.
Como recuperar o CTe emitido?
Para recuperar um CTE emitido anteriormente, é necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda do estado de origem do documento.
Dessa forma, o usuário poderá localizar os dados pertinentes do comprovante, além de salvar o arquivo em segurança.
Nesse caso, ao acessar o site da SEFAZ, precisará buscar pela opção “Consultar CTe” na página inicial.
Em seguida, será necessário inserir a chave, com os 44 caracteres numéricos, antes de clicar em “Consultar”.
Se a consulta for bem-sucedida, será possível visualizar todas as informações relevantes do arquivo, como a data e hora de emissão, os dados do emitente e do destinatário e o valor do frete.
Além disso, conseguirá imprimir uma cópia por meio do portal.
Caso não tenha a chave de acesso, pode solicitar essa informação diretamente à empresa que emitiu o documento.
Todos os arquivos lançados no sistema da Sefaz podem ser recuperados quando o receptor não possuir acesso.
No entanto, existe um período para consultar CTE completo, no prazo de 180 dias. Caso contrário, o usuário terá acesso somente a dados básicos sobre as movimentações, exceto se tenha salvo o arquivo internamente.
Por esse motivo, é importante entender como realizar essas pesquisas e ter um sistema de arquivamento eficiente, com maior controle interno dos transportes.