Em editais de obras ou serviços públicos e privados, exige-se da licitante vencedora a apresentação de uma documentação específica. Os documentos de habilitação do checklist de licitação variam dependendo do certame, mas devem estar de acordo com as regras estabelecidas na Lei de Licitações (14.133/21).
A entrega da documentação ocorre após o julgamento das propostas e serve para demonstrar que a empresa escolhida está apta a executar o objeto da licitação. Por isso, solicita-se, à licitante, provas de habilitação jurídica, técnica, financeira, fiscal e trabalhista antes do fechamento do contrato.
Continuando a leitura, você vai saber como preparar o checklist licitação e deixar sua empresa pronta para os processos seletivos.
Quais são os documentos do checklist de licitação exigidos?
De acordo com a Nova Lei de Licitações (14.133/21), os documentos de habilitação para licitação dividem-se em quatro categorias diferentes: jurídica, técnica, econômico-financeira e fiscal, social e trabalhista. Além disso, há declarações de outras naturezas, referentes ao porte da empresa, regras para preenchimento de vagas, fatos impeditivos à execução da obra ou serviço etc.
A Administração Pública ou empresa privada contratante do objeto de licitação estipula quais são os documentos necessários para comprovar a competência e regularidade da licitante. Portanto, cada edital apresentará exigências variadas. Mas, há certas informações que são cobradas com frequência e que estão de acordo com as leis.
Por isso, é possível montar um checklist para licitação com os principais documentos para a fase de habilitação. Abaixo, citamos alguns registros, provas declarações e atestados que devem fazer parte dessa seleção.
Documentos para habilitação jurídica
- Ato Constitutivo (Contrato Social, Estatuto Social ou Requerimento de Empresário Individual);
- Contrato Social Consolidado ou Estatuto Social Consolidado;
- Documento do representante legal;
- Documentos dos sócios;
- Procuração de representante nas licitações, quando necessário;
- Prova de diretoria ou administração em exercício;
- Decreto de autorização de funcionamento no Brasil (para empresas estrangeiras).
Registros e certidões para habilitações fiscal, social e trabalhista
- CPF ou CNPJ;
- Inscrição Estadual;
- Inscrição Municipal;
- Certidão Negativa de Débitos Tributários Federais, emitida pela Receita Federal (validade de 180 dias);
- Certidão Negativa de Débitos Tributários Estaduais, emitida pela Secretaria Estadual da Fazenda correspondente à sede da licitante (validade de 180 dias);
- Certidão Negativa de Débitos Tributários Municipais, emitida pela Secretaria Municipal da Fazenda correspondente à sede da licitante (validade de 180 dias);
- Certidão de Regularidade do FGTS (CRF), emitida pela Caixa Econômica Federal (validade de 30 dias);
- Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), emitida pelo Tribunal Regional do Trabalho (validade de 180 dias).
Demonstrações e certidões para habilitação econômico-financeira
- Demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios sociais, incluindo balanço patrimonial e demonstração de resultado de exercício (DRE);
- Certidão negativa de falência e concordata, emitida pelo Tribunal da Justiça (período de validade variável);
- Índices contábeis, incluindo índices de liquidez.
Documentos para qualificação técnica
- Registro de Atestado de Responsabilidade Técnica;
- Atestados ou certidões de capacidade técnico-operacional.
- Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;
- Registro em entidade profissional competente à licitante, quando for o caso;
- Declaração de pleno conhecimento do edital.
Outros documentos de habilitação para checklist de licitação
- Declaração de cumprimento dos requisitos de habilitação;
- Declaração de elaboração independente de proposta;
- Declaração de superveniência de fato impeditivo;
- Declaração ME/EPP, se for o caso;
- Declaração de trabalho de menor aprendiz;
- Declaração de trabalho forçado e degradante;
- Declaração de atendimento à lei 8213/91 (reserva de cargos para pessoas com deficiência e para reabilitado da Previdência Social);
- Declaração de renúncia de vistoria técnica;
- Carta de credenciamento;
Quais são os tipos de habilitação?
Como vimos anteriormente, existem quatro habilitações principais: jurídica, técnica, econômico-financeira e fiscal, social e trabalhista. Além disso, há também documentos de habilitação que não pertencem a nenhuma das categorias, mas podem ser solicitados e devem fazer parte do seu checklist licitação. Abaixo, explicaremos melhor sobre cada tipo de habilitação e porque elas são importantes.
Habilitação jurídica
A habilitação jurídica comprova que a licitante existe legalmente, pode cumprir com as obrigações do contrato e está autorizada a executar o bem ou serviço. Portanto, a documentação diz respeito aos sócios, representantes legais, diretoria ou administração em exercício da empresa. Além disso, solicita-se a apresentação do Ato Constitutivo do negócio (incluindo Contrato ou Estatuto Social Consolidado).
Habilitação fiscal e trabalhista
As habilitações fiscal, social e trabalhista servem para comprovar o pagamento de tributos nos âmbitos federal, estadual e municipal. Ademais, atestam a regularidade da licitante em relação à Seguridade Social e às Leis do Trabalho. Isso demonstra que a empresa cumpre suas obrigações com o poder público e colaboradores, atributos importantes para a aprovação de um contrato de licitação.
Então, o checklist de documentos de habilitação para licitação deve conter certidões de regularidade tributária, registros estaduais e municipais e inscrição em Cadastro de Pessoas Físicas e Jurídicas.
Qualificação econômico-financeira
A qualificação econômico-financeira prova que a empresa tem condições de arcar com os valores estabelecidos no contrato de licitação. Portanto, a exigência de demonstrações contábeis recentes é uma forma de reduzir os riscos de inadimplência e golpes à contratante. Caso a licitante não apresente os balanços financeiros ou caso os documentos não sejam satisfatórios, ela deixa de fazer parte do processo seletivo, mesmo tendo a melhor proposta entre as concorrentes.
Qualificação técnica
A habilitação técnica divide-se em duas: qualificação técnico-profissional e qualificação técnico-operacional. A capacitação profissional corresponde a aptidão que as pessoas responsáveis pela realização da obra ou serviço possuem. Isto é, é preciso comprovar que os profissionais têm conhecimento e experiência anterior com o objeto da licitação.
Já a capacitação operacional diz respeito à atuação da empresa como um todo. Nesse caso, também é preciso assegurar que a licitante já trabalhou com obras e serviços semelhantes aos especificados no edital. Então, para a comprovação da qualificação técnica, utilizam-se documentos semelhantes a cartas de recomendação, emitidos por clientes anteriores do negócio.
A documentação de habilitação técnica é importante para reduzir prejuízos futuros, decorrentes da contratação de empresas inexperientes ou sem o conhecimento suficiente.
Outras declarações
Existem outras declarações que não fazem parte das habilitações principais, mas são relevantes para a contratação de bens e serviços. Por exemplo, documentos que comprovem que a empresa cumpre as regras de contratação de menor aprendiz ou pessoa com deficiência. Ainda, podem ser exigidas provas de que não há uso de trabalho forçado ou em condições degradantes para o andamento do contrato de licitação.
Além disso, é possível que seja solicitada uma declaração de ciência e cumprimento dos requisitos de habilitação. A própria licitante emite esses documentos adicionais, de acordo com modelos anexados no edital do certame.
As declarações complementares fazem parte da legislação empresarial, afinal, na contratação de obras e serviços também consideram-se outras leis, além da legislação específica para licitações.
O que acontece se não tiver os documentos para licitação?
De acordo com a Nova Lei de Licitações (14.133/21), os documentos de habilitação devem ser apresentados depois do julgamento das propostas. Então, mesmo que a empresa vença a licitação, se a documentação completa não for entregue, não haverá fechamento do contrato de execução da obra ou serviço.
Portanto, é importante ler o edital com cuidado para ter certeza de quais são as exigências. Como já mencionado, a legislação dispõe sobre alguns documentos necessários antes da contratação e você pode ter isso como uma base. Mas, lembre-se de que podem haver solicitações específicas, dependendo do processo seletivo. Se a contratante exige alguma certidão, prova, inscrição ou declaração, a licitante deve cumprir para que sua proposta seja válida.
O checklist de licitação é uma forma de organizar a papelada necessária para entrega dentro do prazo e evitar esquecimento de algum documento específico.
Qual documento não pode ser exigido na fase de habilitação de uma licitação?
Os documentos exigidos em editais devem respeitar a Nova Lei de Licitações (14.133/21), em especial o capítulo VI, que dispõe sobre a fase da habilitação (art. 62 a art. 70). Ademais, precisam estar de acordo com a legislação empresarial (reserva de cargos, condições trabalhistas, regime empresarial etc.). Portanto, não podem ser cobrados registros, comprovantes e declarações que não estejam previstos na lei.
Por exemplo, a licitante não é obrigada a apresentar selos de qualidade (como ISO 9001) para só então ser aprovada a executar uma obra ou serviço. Também não é possível exigir que a empresa comprove quitação de pendências com algum sindicato ou entidade profissional.
É importante que você fique atento a outras solicitações também. Como a fase de habilitação é posterior ao julgamento das propostas, os documentos só podem exigidos da licitante vencedora. Ou seja, demais concorrentes não têm a obrigação de apresentar tal documentação e isto não é um critério para a fase de escolha da proposta.
Onde encontrar os documentos de habilitação para o checklist de licitação?
A maioria dos documentos para o checklist licitação pode ser facilmente emitida nos portais dos órgãos oficiais do Governo Federal, Estadual ou Municipal (habilitações jurídica, fiscal, social e trabalhista).
Para a qualificação econômico-financeira, índices, demonstrações e balanços são feitos pela licitante. Contudo, a certidão negativa de falência e concordata deve ser retirada no Tribunal da Justiça. A própria empresa também precisa providenciar as declarações (pleno conhecimento do edital, cumprimento dos requisitos de habilitação, superveniência de fato impeditivo etc.). A contratante disponibiliza o modelo que esses documentos devem seguir no edital do certame.
Por sua vez, as habilitações técnico-profissional e técnico operacional são emitidas por ouras empresas privadas ou órgãos governamentais que já receberam bens ou serviços da licitante. Alguns documentos também são retirados com entidades profissionais (como CREA, por exemplo, exigido para obras de engenharia).
Lembre-se de ficar atento aos prazos de vencimento da documentação. Geralmente, a validade das certidões dura de 1 a 6 meses. Mas, é possível renová-las nos órgãos governamentais competentes. Entregar documentos vencidos desqualifica a licitante vencedora ao fechamento do contrato de licitação.
Também, não esqueça de emitir ou renovar os documentos de habilitação com antecedência. Isso é importante para evitar problemas como site do Governo fora do ar próximo ao fim do prazo.
Quais são os documentos de qualificação técnica do checklist para licitação?
Como vimos anteriormente, os documentos de qualificação técnica que podem fazer parte do checklist são:
- Registro de Atestado de Responsabilidade Técnica;
- Atestados ou certidões de capacidade técnico-operacional.
- Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;
- Registro em entidade profissional competente à licitante, quando for o caso;
- Declaração de pleno conhecimento do edital.
Os atestados servem para comprovar a experiência da empresa com o objeto da licitação. Para isso, clientes (empresas privadas ou órgãos públicos) que já contrataram produtos ou serviços da licitante devem fazer algo semelhante a uma carta de recomendação. O documento é simples, mas é feito em papel timbrado da empresa emissora e contém algumas informações essenciais, como:
- CNPJ, razão social e endereço da licitante vencedora;
- CNPJ, razão social e endereço da emissora do atestado;
- Objetos e serviços fornecidos e contratados;
- Duração do contrato de fornecimento de produtos ou serviço;
- Grau de satisfação da empresa contratante de bens e serviços após o encerramento do contrato.
Além disso, para obras de engenharia, exige-se registro no CREA (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia). Então, a própria entidade profissional emite esse documento.
Por sua vez, a própria licitante vencedora providencia a declaração de pleno conhecimento do edital, a partir de um modelo de documento disponibilizado pela contratante. Desse modo, a empresa licitante deve preenche-lo e assiná-lo.
Por que é importante um checklist de licitação?
O checklist licitação facilita o controle de todos os documentos de habitação necessários. É uma forma de organizar certidões, declarações e inscrições e deixá-las prontas para a entrega.
Ademais, fazendo um checklist, você confere detalhes da documentação, como prazos e irregularidades. Assim, se algo estiver vencido ou não cumprir com os requisitos necessários, é possível corrigir a tempo e não comprometer a contratação futura da empresa.
Como organizar checklist de licitação?
Primeiramente, é importante ler bem o edital para verificar quais são os documentos necessários para a habilitação. Você também pode consultar a Nova Lei de Licitações para ter uma base de quais registros, certidões e declarações são obrigatórios.
Depois de conferir as exigências, é hora de montar o checklist licitação. É possível organizar os documentos de acordo com seus respectivos tipos de habilitação. Dentro dessas subdivisões, você também pode ficar atento aos prazos de vencimento. Por exemplo, classificar a documentação do menor ao maior prazo de validade, além de separar a papelada que precisa de renovação ou alterações.
Como fazer um checklist de licitação?
É possível utilizar ferramentas específicas para fazer um checklist de licitações completo, sem complicações. Na Mutuus Seguros, você pode baixar um material gratuito que vai lhe ajudar a organizar todos os documentos de habilitação necessários, além de verificar seus prazos e regularidade e proporcionar mais segurança na participação do certame.
Para baixar o checklist para licitações gratuitamente basta preencher alguns dados, como nome completo, e-mail e WhatsApp. Em poucos minutos, você recebe o material online e pode deixar sua empresa mais preparada a fase da habilitação.
Conclusão
O checklist de licitação é uma fora de organizar os documentos exigidos na fase de habilitação em editais públicos ou privados. Nos processos seletivos, são solicitados registros, atestados, certidões e declarações para comprovar a aptidão da empresa em realizar uma obra ou serviço. Controlar toda a papelada pode não ser uma tarefa fácil. Portanto, ter um checklist faz diferença e evita que você entregue a documentação incompleta, vencida ou com outras irregularidades.
Para ter sucesso na contratação dos bens ou serviços de sua empresa, baixe o checklist de licitações da Mutuus Seguros gratuitamente. Organize os documentos solicitados e tenha controle sobre seus respectivos prazos e alterações. Prepare-se para a fase de habilitação com antecedência e segurança.