Como sabemos, a nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal do tipo XML que não existe fisicamente. Nesse sentido, o DANFE Online é a representação física da nota fiscal eletrônica e, embora não seja obrigatória nas operações comerciais, ainda é solicitada em algumas ocasiões.
O DANFE Online permite o acesso ao XML da NF-e, através de uma consulta pelo código de barras ou pela chave de acesso contidas no documento. Assim, ao facilitar essa consutla, o documento é responsável pelo monitoramento das mercadorias a serem transportadas.
Para saber mais sobre o DANFE Online, aprender a baixar e descobrir sua principal diferença com a nota fiscal, acompanhe este conteúdo completo.
Leia também: Consulta CT-e: Saiba como consultar o documento na Sefaz.
O que é DANFE Online?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é uma representação gráfica simplificada da NF-e. Trata-se de um registro físico que facilita o acesso aos dados da compra, contendo as principais informações, de forma resumida, da nota fiscal eletrônica.
Certo, mas por que ele é necessário? A NF-e é um documento que existe apenas na forma digital, como um arquivo universal que reúne dados organizados. Porém, como algumas situações ainda exigem a presença (impressa ou em PDF) do documento, o DANFE Online se torna importante.
Como regra, todas as informações contidas no DANFE precisam estar no documento fiscal eletrônico, sem nenhum tipo de divergência. Apesar de o DANFE não possuir validade jurídica, ele deve ser impresso pelo emitente da NF-e antes da circulação da mercadoria. E vale saber que, para o ato de entrega, ainda possui campo específico para assinatura.
Outra dúvida comum diz respeito ao formato do documento. Existe um layout definido pelo ENCAT (Encontro Nacional de Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais). Mais adiante, vamos citar os principais pontos do layout.
Qual é a finalidade do DANFE Online?
Caminhões e veículos de transporte, quando transportam mercadorias, precisam ter os documentos legais da carga. Nesse sentido, o DANFE cumpre o papel de versão impressa da nota fiscal eletrônica, devendo acompanhar a mercadoria durante toda a movimentação logística.
Além de garantir a segurança aos envolvidos no transporte, a medida evita as multas. Ninguém deseja ser multado pela falta de documentos fiscais, portanto, é importante tomar cuidado e evitar problemas com a fiscalização.
Informações obrigatórias no DANFE Online
Entre os campos obrigatórios presentes no DANFE, nós temos:
- Frase identificando “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)”.
- Dados do emitente;
- Natureza da operação;
- Data e hora de saída da mercadoria;
- Dados da transportadora (CNPJ, Inscrição Estadual e Razão Social);
- Identificação do veículo;
- Lista de itens;
- Valores;
- Chave de acesso composta por 44 dígitos;
- Código de barras.
Obs.: se a data não estiver presente no documento, subentende-se a data emitida no documento fiscal eletrônico.
Ainda, é possível incluir outros dados, como aqueles relativos ao transportador. Se houver outras dúvidas, consulte o Manual de Orientação do Contribuinte para verificar as exigências e restrições referentes ao DANFE.
Onde gerar o DANFE?
O ideal é gerar o DANFE no mesmo sistema em que a NF-e foi emitida. Aliás, esta é uma recomendação feita pelo próprio Ministério da Fazenda, visando mitigar possíveis divergências entre os documentos.
Como acessar o DANFE Online? Aprenda em 5 passos
Acessar o DANFE Online é fácil. Depois de gerar o documento no sistema, você precisa da chave de acesso e um certificado digital para acessá-lo no site da Sefaz. Calma, nós vamos mostrar por onde começar.
Ah, um detalhe (só para reforçar): é importante tentar usar um mesmo emissor para a NF-e e o DANFE, conforme aconselhado pelo Sefaz, para reduzir as chances de divergências de dados. Vamos lá, então?
- Passo 1: Utilize o Certificado Digital e a chave de acesso (44 dígitos);
- Passo 2: Acesse o site da Sefaz;
- Passo 3: Em “Serviços mais Acessados”, clique em “Consultar NF-e”;
- Passo 4: Insira a chave e confirme o capitcha e o certificado digital. Obs.: o DANFE só pode ser gerado quando o arquivo XML da NF-e já foi validado.
- Passo 5: Pronto, agora você pode imprimir, salvar no computador ou enviar o DANFE Online ao cliente.
Vale lembrar que o acesso ao arquivo tem um prazo de até 180 dias (contados a partir de sua emissão). Passados os 180 dias, o sistema apresenta apenas um resumo das informações da NF-e, tais como: número, situação, CNPJ do destinatário e emissor, data e valor.
Ao acessar o DANFE Online, é possível visualizar apenas uma nota por vez.
Confira também: 6 documentos de transporte de cargas que você precisa conhecer.
Como baixar o DANFE Online?
Depois de acessar o DANFE Online (conforme o tópico anterior), o sistema disponibiliza um aquivo em PDF para ser baixado. É importante realizar o download do DANFE Online diante da necessidade de arquivar o documento, enviá-lo para as transportadoras e portá-los durante a circulação de mercadorias.
Quem emite o DANFE?
O DANFE é emitido pelo emitente da nota fiscal eletrônica, ou seja, o vendedor do produto. Ele deve emitir e imprimir o DANFE antes da circulação da mercadoria, uma vez que o trânsito da mercadoria depende do acompanhamento do DANFE correspondente.
Em geral, este documento é emitido por empresas que comercializam mercadorias e estão registradas na Secretaria da Fazenda (Sefaz) em sua UF de atuação. Antes de mais nada, a empresa em questão precisa estar habilitada a emitir NF-e.
Ainda, o DANFE poderá ser impresso ou reimpresso em qualquer outro momento para atender às obrigações tributárias futuras.
Qual a diferença entre DANFE Online e nota fiscal?
O DANFE Online e a nota fiscal eletrônica possuem caraterísticas e objetivos diferentes. Enquanto o Danfe se trata apenas de uma representação simplificada da nota fiscal eletrônica, a NF-e é o documento em si – totalmente digital.
Isso quer dizer que a NF-e não tem nenhuma validade enquanto documento impresso, tendo que ser substituída pelo DANFE durante o trânsito de mercadorias.
Quais são os tipos de DANFE?
Existem diferentes formatos de DANFE, conforme você vai conferir abaixo:
Normal
Este tipo de DANFE segue as diretrizes de envio comuns, sem outro detalhe.
Impresso em contingência
Quando o software emissor do documento tem dificuldade em se conectar com os webservices da Sefaz, há a possibilidade de emitir o DANFE em contingência. Este modelo serve para contornar o problema, evitando que o processo de venda do contribuinte seja interrompido.
Simplificado
O DANFE simplificado é um modelo emitido em operações realizadas fora do estabelecimento, sem um destinatário específico determinado. O critério básico para a sua emissão é a de que o contribuinte tenha optado pela emissão de NF-e.
Algumas especificações do DANFE Online simplificado:
- Impressão em qualquer tipo de papel, com largura mínima de 55 milímetros;
- Necessário assegurar a leitura do código de barras nos equipamentos.
DANFE NFC-e
O DANFE NFC-e é um documento fiscal auxiliar utilizado em transações no varejo, facilitando a consulta do documento digital pelo consumidor final, no ambiente da Sefaz.
Confira algumas características do DANFE NFC-e:
- Leitura em impressoras não fiscais;
- Possui QRCode, possibilitando a leitura em tablets e dispositivos móveis;
- No formato resumido, apresenta apenas QRCode para a consulta no Sefaz;
- No modelo detalhado, além do QRCode, apresenta todos os itens do cupom impressos.
Mensagem Eletrônica
Tipo permitido apenas para NFC-e, trata-se do DANFE enviado por e-mail.
Como funciona a composição da chave de acesso?
O DANFE Online possui uma chave de acesso obrigatória, composta por 44 dígitos. A seguir, confira como funciona sua composição:
- 2 primeiros dígitos: UF do emitente;
- 4 próximos dígitos: ano e mês de emissão da NF-e (formato AAMM);
- 14 próximos dígitos: CNPJ do emitente;
- 2 próximos dígitos: modelo da NF-e;
- 3 próximos dígitos: série da NF-e;
- 9 próximos dígitos: número da NF-e;
- próximo 1 dígito: tipo de emissão da NF-e (tpEmis);
- próximos 8 dígitos: código numérico da NF-e;
- último dígito: dígito verificador da chave da NF-e.
Principais informações sobre o DANFE Online
- precisa ser impresso antes que a mercadoria entre em circulação;
- deverá ser impresso no tamanho mínimo A4 (210 x 297mm) e máximo em folha de ofício 2 (230 x 330 mm);
- o verso poderá conter informações complementares (tais como dados do transportador e da mercadoria), desde que conservado espaço de, no máximo, 50% da folha;
- na hipótese de ser impresso em mais de uma folha, incluir o número da folha atual e o total de páginas do documento;
- para alterações no layout, considerar os termos previstos no Manual de Integração do Contribuinte.
Softwares para a emissão do DANFE Online
Atualmente, já existem softwares que cumprem bem sua função ao ajudar os contribuintes a emitir o DANFE Online. Essas soluções oferecem um processo mais simples, contando inclusive com o envio automático de notas para o cliente.
Em nossa pesquisa, três soluções para DANFE se destacaram:
- Gestão Click;
- TecnoSpeed;
- DANFE View (Unimake).
Conclusão sobre o DANFE Online
Este foi o nosso guia completo com as informações mais importantes sobre o DANFE Online, documento obrigatório para todos os contribuintes. Entender o funcionamento deste documento é essencial para garantir mais segurança em suas operações e evitar correr riscos desnecessários.
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