Há várias siglas que precisam ser conhecidas por quem atua no setor de transporte de cargas. Uma delas é o MDF-e — o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais — item crucial na documentação para transportar bens e mercadorias de forma regular.
O MDF-e é um dos documentos que substituiu uma parte da papelada exigida até algum tempo atrás para realizar fretes no país. A fim de simplificar a burocracia, otimizar e modernizar os processos de fiscalização, agora, os órgãos responsáveis utilizam versões digitais da documentação.
Neste artigo, traremos todos os detalhes sobre o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais: o que é, como funciona, quais os benefícios, como emitir e qual a relação com o seguro de transporte de carga obrigatório. Acompanhe!
O que é e como funciona o MDF-e?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, mais conhecido pela sigla MDF-e, é um dos documentos fiscais relacionados ao transporte de carga no país. A sua emissão é destinada a resumir a operação de frete, por isso, nele constam as principais informações sobre a viagem e o seguro de carga obrigatório.
A versão digital do documento foi criada para substituir o antigo Manifesto de Cargas, que era impresso, para, assim, facilitar a fiscalização e otimizar o tempo de parada nos postos fiscais. A sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorizada para uso pelo Ambiente Autorizador.
Para que serve o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais?
O MDF-e tem a finalidade de vincular os documentos fiscais transportados na unidade de carga utilizada em um único documento com validade em todo território nacional. Entre os principais documentos fiscais obrigatórios envolvidos no Manifesto de Carga Eletrônico estão a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
Ao cadastrar em lote os documentos relacionados à carga em trânsito, o MDF-e agiliza o processo e unifica a documentação que compõe uma operação, reduzindo a burocracia envolvida em um transporte de carga. Logo, o manifesto facilita a organização dos documentos, além de representar a certificação de que o bem ou produto transportado está de acordo com a legislação.
Quais empresas de transporte devem emitir MDF-e?
De acordo com o Manual de Orientação do Contribuinte, o MDF-e deve ser emitido por “empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas”. Isso inclui:
- Contribuintes emitentes de CT-e que prestam serviço no modal rodoviário, ferroviário ou aquático e sejam ou não optantes pelo Simples Nacional;
- Contribuintes emitentes de NF-e no transporte interestadual de bens ou mercadorias acobertadas por mais de uma NF-e.
Quais tipos de cargas precisam do Manifesto?
A emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é obrigatória tanto para cargas fracionadas quanto para cargas fechadas. O primeiro caso se refere a emitentes de CT-e em operações interestaduais com mais de um CT-e, assim como aqueles que emitem mais de uma NF-e e fazem o transporte dos bens ou mercadorias com veículo próprio ou contratado.
Em relação ao segundo caso, a MDF-e é exigida também em operações interestaduais de cargas de lotação ou fechadas. Portanto, quando há apenas um remetente e um único destinatário, com veículo próprio, arrendado ou transportadas por autônomos.
MDF-e e CT-e: qual é a diferença?
O Conhecimento de Transporte Eletrônico, mais conhecido pela sigla CT-e, é outro documento fundamental envolvido no transporte de cargas, sendo utilizado para documentar uma prestação de serviço desse tipo para fins de declaração.
Sendo assim, o MDF-e e o CT-e são documentos diferentes e complementares, não podendo um substituir o outro, pois ambos são necessários e têm papéis diferentes.
Quais as principais vantagens do manifesto eletrônico?
Contar com um documento emitido e armazenado eletronicamente traz uma série de benefícios para todos os envolvidos na prestação de serviços de transporte, sobretudo para os emitentes do MDF-e.
Agilidade e segurança na emissão do documento
Uma das principais vantagens do manifesto eletrônico é que ele simplifica e agiliza o registro das informações. Além disso, também reduz os riscos de erros, que no processo manual são bem altos.
Redução de custos
Para as empresas, a adoção do manifesto eletrônico representa redução de custos em diferentes aspectos. Em primeiro lugar, há uma economia relacionada às despesas de aquisição de papel e impressão do documento que, sendo eletrônico, não precisa mais ser impresso.
Aqui, podemos falar também da diminuição de custos de armazenagem de documentos fiscais físicos — o que inclui o espaço e a logística para a recuperação dos papéis. Isso porque, uma vez que precisa ser apresentada ao fisco pelo prazo decadencial, a documentação física deve ser guardada pelos contribuintes.
É verdade que o MDF-e também precisa ser “guardado”. No entanto, o arquivamento digital tem um custo bem mais baixo do que a guarda de documentos impressos, sendo também muito mais seguro, já que minimiza os riscos de perda de arquivos.
Otimização dos processos de gestão
Além da questão do armazenamento, a utilização de documentação digital possibilita o gerenciamento eletrônico de documentos, não sendo necessária a digitalização dos originais em papel. Assim, além de facilitar a recuperação e o intercâmbio de informações, isso garante a otimização dos processos de gestão e organização da empresa.
Economia de tempo
Outra grande vantagem da implementação do MDF-e é a simplificação na fiscalização das mercadorias em trânsito e a consequente redução de tempo de parada dos caminhões em postos fiscais. Essa economia de tempo é muito importante no transporte de carga, pois prazos precisam ser cumpridos e qualquer período parado significa uma viagem mais longa.
Quais os benefícios para os órgãos de fiscalização e para sociedade?
A emissão do manifesto eletrônico também resulta em benefícios para a sociedade e para o fisco:
- Redução do consumo de papel;
- Padronização dos processos;
- Otimização da fiscalização;
- Melhoria no processo de controle fiscal;
- Aumento na confiabilidade da fiscalização do transporte de cargas;
- Redução de custos no controle dos manifestos;
- Facilitação do gerenciamento dos documentos.
Como funciona a emissão do MDF-e?
Cada estado é responsável por determinar as regras específicas do uso do manifesto eletrônico, conforme, é claro, as orientações do Conselho Nacional de Política Fazendária. Mas, via de regra, para a emissão do MDF-e, as empresas precisam, em primeiro lugar, estar credenciadas para emitir CT-e ou NF-e (apenas carga própria) junto à Secretaria da Fazenda do Estado em que estiverem estabelecidas.
Entretanto, é importante notar que o credenciamento deverá ser feito em todas as Unidades da Federação em que a organização possuir estabelecimentos e desejar emitir MDF-e.
O segundo passo é providenciar um certificado digital contendo o CNPJ da empresa e emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR).
Resolvidas essas duas questões iniciais, será preciso ter acesso à internet e adaptar o sistema de faturamento para emitir o MDF-e. Por fim, basta testar os sistemas em ambiente de homologação no Ambiente Autorizador do manifesto e pronto: já pode começar a emiti-lo.
Em qual momento do transporte deve ser emitido o MDF-e?
Uma vez que unifica todas as informações referentes ao restante da documentação do transporte da carga, a emissão do MDF-e deve ser feita somente depois que os documentos originários já forem conhecidos.
Como consultar um MDF-e emitido?
A consulta de MDF-e (emitidos há menos de um ano) pode ser realizada pela internet, junto à Secretaria da Fazenda do Estado no qual se realizou a emissão do documento. Para isso, será preciso acessar a página referente à “consulta pública” e inserir a chave de acesso.
Depois de informar a chave, o contribuinte terá acesso ao resumo da MDF-e e poderá solicitar, se for o caso, a versão completa do documento fornecendo o certificado digital e-CNPJ ou e-CPF.
É possível cancelar um MDF-e?
O cancelamento de um Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais só poderá ser feito caso tenha sido previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ocorrido ainda o fato gerador.
Isso significa que, em regra, é possível cancelar o MDF-e, caso ainda não tenha ocorrido o início do transporte. Além disso, o prazo para cancelamento costuma ser de 24 horas.
O que acontece quando a empresa não emite MDF-e?
A penalidade para a empresa que não emitir o MDF-e varia de acordo com o estado em questão. No Rio Grande do Sul, por exemplo, segundo estabelece a Lei nº 15.576, de 29/12/2020, não emitir o manifesto ou emiti-lo em desacordo com a legislação tributária resulta em multa equivalente a 10% do valor das mercadorias ou do preço do serviço, não inferior a 30 UPF-RS.
Já em São Paulo, conforme o Decreto nº 55.437, de 17/02/2021, a penalidade por falta de registro eletrônico de documento fiscal ou de transmissão de documento fiscal ou, ainda, de autorização de uso de documento fiscal, quando exigidos pela legislação, é de multa equivalente a 50% do valor da operação ou prestação indicada no documento fiscal, nunca inferior a 15 UFESPs por documento.
MDF-e 3.0 e RCTR C: qual é a relação entre manifesto e o seguro de carga obrigatório?
O Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas é uma modalidade de seguro de transporte de carga obrigatória no país. O RCTR C, como também é chamado, garante indenização por danos decorrentes de acidentes em estradas nacionais.
Assim, ao emitir o manifesto eletrônico, é necessário fornecer as informações sobre o seguro — número da apólice e os dados da seguradora. Isso se tornou obrigatório com a implementação do MDF-e 3.0, a nova versão do documento, que tem um campo específico para esse fim.
O intuito da exigência é relacionado ao fato do manifesto ser focado nas informações sobre o transporte e os dados da viagem, enquanto os outros documentos têm papéis distintos — o CT-e, por exemplo, é voltado para as questões de contratação e informações fiscais.
Desse modo, a ausência das informações sobre o RCTR C no MDF-e acarreta penalidades, pois configura irregularidade. Além disso, a falta de contratação do seguro obrigatório também representa descumprimento da legislação e resulta em ilegalidade. Portanto, é passível de penalizações.
Segundo a Resolução nº 4.799/15 da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), o transportador rodoviário que deixar de indicar o número da apólice e a identificação da seguradora na documentação que acoberta a operação de transporte deverá pagar uma multa de R$ 550,00. Caso não tenha contratado o seguro de carga ou esteja realizando o transporte com apólice em situação irregular, o valor da multa será de R$ 1.500,00.
Como contratar o seguro RCTR C?
Para contratar o RCTR C, assim como as demais modalidades de seguro de carga, é preciso entrar em contato com uma corretora de seguros. A solicitação da cotação é feita por meio do preenchimento de um formulário online com informações sobre a operação da empresa, como quantidade mensal de viagens, valor médio transportado, origem, destino, frequência etc.
Se você ainda não conta com a apólice, é importante resolver essa questão o mais rápido possível. Isso porque, como vimos, a contratação do Seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas é fundamental para cumprir a legislação, evitar penalidades e poder emitir o MDF-e corretamente.
