Publicado em 21/12/ 2021

XML CT-e: saiba como validar, consultar e baixar CT-e

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Atualmente, as transportadoras contam com facilidades que, há poucos anos, não estavam disponíveis. A digitalização de documentos, por exemplo, tem se tornado cada vez mais comum – e o arquivo XML CT-e, por sua vez, é cada vez mais utilizado para buscas e consultas.

É um fato: as facilidades chegaram mesmo para ficar – e, quem não as entender, não vai conseguir acompanhar o ritmo acelerado no qual as inovações andam. Eu imagino que, se você está por aqui, é porque não deseja ficar para trás.

Então, antes de falarmos sobre o arquivo XML CT-e, é importante refrescar a memória rapidamente sobre do que se trata o Conhecimento de Transporte (CT-e).

O CT-e é um recibo fiscal obrigatório, responsável pelo registro de atividades relacionadas à prestação de serviço com o transporte de cargas. A seguir, você vai entender um pouco mais sobre o documento. Desejamos uma boa leitura!

O que é o Conhecimento de Transporte (CT-e)?

Ele é um documento digital, exclusivo da prestação de serviços de transporte. Sua emissão e armazenamento acontecem de modo eletrônico e, para fins fiscais, ele serve para documentar essa prestação de serviço.

A validade jurídica do documento é assegurada pela assinatura digital do emitente e, também, pelo Fisco, que emite a autorização de uso. O CT-e, de acordo com o Ministério da Fazenda, é válido em todos os estados do país.

A necessidade de se manter as emissões fiscais do documento em dia se dá porque, caso não aconteça, existe o risco de multas.

Dessa forma, trata-se do cumprimento de uma lei vigente, que permite a facilitação do monitoramento por parte de órgãos, como a Receita Federal e o Fisco. Além disso, ele é um documento totalmente digital que, após ser emitido, é armazenado no formato de arquivo XML, do qual trataremos a seguir.

XML CT-e: o que é este arquivo?

XML CT-e: o que é este arquivo?

O XML CT-e é um arquivo de texto usado pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), conforme já comentamos lá no início.

A finalidade do uso desse formato de arquivo – que é, na verdade, uma linguagem, chamada Extensible Markup Language – é fazer uma interação com o SEFAZ e com softwares responsáveis pela emissão de notas fiscais.

É importante entender seu funcionamento porque é através do XML CT-e que é possível guardar todas as informações fiscais em transações relacionadas ao transporte de cargas.

Também é importante armazená-los por um período porque, em substituição aos documentos de papel, os arquivos digitais autorizados são os que realmente possuem validade.

XML CT-e: o que consta neste tipo de arquivo?

Para formar um arquivo XML CT-e, é necessário o fornecimento de dados do usuário, que consistem em informações obrigatórias para que o sistema possa fazer a leitura:

  • Informações do remetente, isto é, do fornecedor de produtos: CNPJ, endereço, Razão Social e nome fantasia;
  • Dados do destinatário: CNPJ, endereço, Inscrição Estadual e Razão Social da empresa;
  • Informações do veículo e condutor: aqui, é necessário informar a placa, RENAVAM, Registro de RCTR-C (em caso de transporte rodoviário) e estado do possuidor do veículo de transporte.
  • Dados do CT-e: aqui, é preciso fornecer informações sobre a natureza da carga, seu peso, tipo e dimensões.

As informações fornecidas, como as do exemplo acima, são estruturadas para serem lidas como dados e integradas com outras linguagens. Assim que as informações são salvas, fica a cargo dos emissores assinar o arquivo XML CT-e, com certificação digital.

Essa padronização da linguagem computacional é necessária em razão de o Conhecimento de Transporte ter se tornado totalmente eletrônico, em integração com vários processos.

Como funciona o XML de CT-e?

É possível que usuários encontrem, no arquivo XML CT-e, as informações para o necessário entendimento do arquivo. No entanto, em se tratando de leigos – eu preciso ser honesto com você – essa leitura pode ser um tanto trabalhosa.

Uma possibilidade para fazer a interpretação das informações do arquivo XML CT-e é a de se utilizar o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico – ou DACT-e.

Embora o DACT-e não possua validade jurídica, ele ajuda você a fazer a leitura do arquivo, então, trata-se de uma opção viável.

No entanto, nesse caso – por não possuir validade jurídica – é indispensável destacar que o armazenamento do XML CT-e precisa ser realizado da mesma maneira.

XML CT-e: como consultar e baixar o XML CT-e?

Primeiro, para consultar e baixar o XML CT-e, você precisa acessar o site do Portal Nacional do CT-e.

Nesta página inicial, existe uma seção chamada “Serviços mais Acessados” e, dentro dela, o campo “Consultar CT-e”, no qual você precisa clicar.

XML CT-e: como consultar e baixar

Em seguida, digite a sua chave de acesso do CT-e (para localizá-la, confira o DACTE, onde ela está impressa) e, depois, clique em “Sou humano”.

Ao carregar o hCaptcha, clique em continuar.

XML CT-e: como consultar e baixar

Depois disso, os dados de CT-e serão exibidos na tela.

Basta, em seguida, localizar o botão de “download de documento”. Você precisa clicar na opção que mostra esse certificado digital e fazer o download do arquivo .XML CT-e.

XML CT-e: em até quanto tempo a consulta pode ser feita?

É possível realizar a consulta de arquivo XML de CT-e dentro do prazo de até 180 dias. A partir do instante em que a SEFAZ recebe a comunicação dos dados, esse prazo já começa a ser contado.

Seguro de carga

Como saber o XML de uma nota fiscal?

É possível encontrar o XML CT-e na nota fiscal DANFE, impresso neste documento. Trata-se da chave de acesso, que fica abaixo do código de barras.

Quem pode consultar e baixar o XML CT-e?

Desde 07 de julho de 2020 – cumprindo-se ao Ajuste Sinief nº 17/2018 –, somente os participantes da operação, descritos no documento de Conhecimento de Transporte (CT-e) têm a disponibilidade de consultar e baixar o arquivo de XML CT-e.

São eles: remetente, destinatário, expedidor, recebedor, tomador e terceiros informados na tag autXML.

XML CT-e: é obrigatório armazenar os arquivos? Por quanto tempo?

Sim, é obrigatória a manutenção dos arquivos digitais, para garantir que se tenha disponível toda a documentação válida.

É necessário armazená-los por, no mínimo, cinco anos, em razão de controle fiscal e cumprimento de obrigações relacionadas à legislação. Trata-se do recomendado pela legislação tributária que, dentro desse prazo, pode precisar auditar as empresas.

A administração tributária pode solicitá-los se houver suspeita de fraude e sonegação fiscal. No entanto, o armazenamento também é importante em casos de processos contábeis.

XML CT-e: quem deve emitir o Conhecimento de Transporte?

Obrigatoriamente, é necessário que todas as cargas que circulam em território brasileiro tenham o CT-e. Além disso, essa obrigatoriedade vale para todos os modais de transporte.

Existe ainda a lista de empresas apontadas na lista de contribuintes do ICMS – de acordo com o Ajuste Sinief 08/2012 –, que também entram nessa obrigatoriedade. Confira a lista:

  • rodoviário — cadastradas com regime de apuração normal (Lucro Real ou Lucro Presumido), optantes pelo regime do Simples Nacional ou cadastradas como operadores no sistema Multimodal de Cargas;
  • dutoviário;
  • aéreo;
  • aquário;
  • ferroviário;
  • multimodal.

Não existe obrigatoriedade de emissão do CT-e por parte dos Microempreendedores Individuais (MEI). Porém, também é possível fazer essa emissão voluntariamente, desde que estejam credenciados.

Confira, a seguir, como o credenciamento funciona:

O que é preciso para emitir o CT-e?

Para emitir o Conhecimento de Transporte (CT-e) é necessário que, primeiro, que seja feito o credenciamento junto a Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Os requisitos podem variar, de acordo com a região do país. Por causa disso, aconselhamos que você acesse o site da Secretaria da Fazenda de seu estado e verifique essas peculiaridades.

Por que é importante emitir o CT-e?

Ao emitir o CT-e, você cumpre com as obrigações da legislação vigente.

Além disso, pelo fato de ele ser emitido de forma totalmente digital, você ajuda a manter a transparência e simplificação dos processos – colaborando, assim, com a Receita Federal e com o Fisco.

O CT-e é responsável por substituir os seguintes documentos:

Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo, 7 (se utilizada em transporte de cargas);

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27.

Quais são as vantagens do CT-e?

Conhecimento de transporte e XML CT-e

Ao cumprir corretamente as obrigações relacionadas ao arquivo de XML e ao documento de CT-e, você e sua empresa têm alguns benefícios.

Garantir segurança

Uma vez que não existem mais versões impressas do XML CT-e, ao emitir o arquivo e armazená-lo, você fica seguro em caso de a administração tributária solicitar algum desses comprovantes.

Você não precisa ficar preocupado com problemas jurídicos, se a documentação eletrônica está em dia e você tem o seu controle.

Facilitar o cumprimento de obrigações

Para a empresa cumprir as suas obrigações relacionadas à organização de escrituração contábil e fiscal, ter todos os arquivos XML CT-e disponíveis é uma vantagem, uma vez que eles são utilizados nesse processo.

Otimizar o tempo, processos e recursos

Em um processo de gestão, a emissão, consulta e armazenamento desse tipo de documento fiscal é constante.

Em razão disso, ter a possibilidade de manter um planejamento dessas operações, com arquivos armazenados de forma eletrônica, trata-se de economia de tempo e ganho em produtividade.

Outra vantagem está relacionada à economia de recursos. Com arquivos eletrônicos, muito dinheiro relacionado às antigas papeladas pode ser economizado.

Últimas considerações sobre XML CT-e

Eu espero que tenha ficado claro que, ao entender sobre o arquivo XML CT-e e seu funcionamento, você e sua equipe conseguem garantir melhor controle sobre a gestão fiscal da empresa.

Assumindo a responsabilidade sobre deveres fiscais, é possível otimizar tempo em processos que, antigamente, aconteciam por meio de extensas pilhas de papéis.

E o nosso tempo é outro – você sabe bem disso. Nós já abandonamos as pilhas de papéis e adotamos processos eletrônicos e integrados.

Ainda acha complicado entender sobre algum ponto que abordamos do XML CT-e? Conta ali na seção de comentários! Também aceitamos sugestões, para que possamos sempre melhorar a qualidade dos nossos conteúdos.

Tenha mais segurança com seguro de carga
Guilherme Bitencourt

Guilherme Bitencourt

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