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Consulta CT-e: saiba como consultar o documento na Sefaz 

5min. leitura
Revisado em 29 jun 2022
seguro de carga da Mutuus Seguros

A regulamentação dos documentos digitais no transporte de cargas teve o objetivo de simplificar os processos e desburocratizar as operações. Entre as vantagens que o Conhecimento de Transporte Eletrônico trouxe está a possibilidade de consulta do CT-e pela internet.

Esse mecanismo pode ser utilizado com diferentes finalidades por diversos atores no transporte. Desse modo, ele serve, por exemplo, para confirmar que a prestação do serviço foi declarada ao fisco, permitindo, portanto, que o tomador tenha mais segurança em relação à transação.

Sendo assim, trata-se de uma ferramenta muito importante no dia a dia das empresas. Por essa razão, neste artigo, abordaremos todos os detalhes sobre a consulta do CT-e e também sobre as mudanças recentes nas normas, que impactaram a rotina de algumas organizações. Acompanhe para saber tudo!

O que é CT-e?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico, mais conhecido pela sigla CT-e, é um documento digital usado exclusivamente no setor de transportes. Ele foi regulamentado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) no Ajuste Sinief 09/2007

O CT-e tem a função de documentar a prestação de serviço de transporte de carga para fins fiscais. Uma vez que é digital, ele é emitido e armazenado eletronicamente, sendo que a assinatura digital do emitente e a autorização de uso emitida pelo Fisco garantem, respectivamente, a sua autoria e validade.

Como emitir o CT-e?

CT-e-como-emitir

Antes de tratarmos especificamente acerca dos detalhes da consulta do CT-e, é importante entender como funciona a emissão do documento. Em primeiro lugar, é necessário que a empresa de transportes esteja credenciada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu Estado. Logo, se atuar em mais de um, é preciso fazer a inscrição em cada Estado em questão.

Além desse cadastro, o transportador precisa providenciar um certificado digital junto a uma certificadora credenciada à ICP-Brasil, a fim de identificar a organização e assegurar a autenticidade das informações.

O terceiro passo é obter, junto à Sefaz, a autorização para emissão do CT-e, que é essencial para que o transporte seja executado de forma regular. Para tanto, o interessado lança os dados no sistema e aguarda a confirmação do órgão, o que, normalmente, acontece em poucos minutos.

Além disso, outro detalhe importante é que o MEI pode utilizar o programa de emissão de CT-e da Sefaz. Já para as médias e grandes transportadoras, o ideal é contar com um software com essa funcionalidade. Existem vários sistemas desse tipo no mercado e eles tornam o processo de emissão mais ágil e rápido.

Quando o CT-e deve ser emitido e quem deve emiti-lo?

O CT-e deve ser emitido por contribuintes do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). A emissão é obrigatória para transportes de todos os tipos, ou seja, em todos os modais — rodoviário, dutoviário, hidroviário, ferroviário, aéreo ou multimodal.

Conforme a legislação, “nos casos em que a emissão do CT-e for obrigatória, o tomador do serviço deverá exigir a sua emissão, vedada a aceitação de qualquer outro documento em sua substituição”. 

Ainda, a emissão do conhecimento deve ser feita por um emitente previamente credenciado junto à Sefaz e que tenha certificado digital. 

Um CT-e já emitido pode ser alterado?

Depois de ser autorizado pela Sefaz, de acordo com o Portal do CT-e, uma vez que qualquer modificação no conteúdo invalida o documento, este não pode sofrer nenhuma alteração. 

Entretanto, há algumas formas de corrigir um suposto equívoco na emissão do conhecimento. O emitente pode, por exemplo, cancelar o CT-e antes de iniciar a prestação do serviço, por meio da geração de um arquivo XML específico para esse fim. O cancelamento também precisa ser autorizado pela Sefaz.

Já no caso de ter emitido um documento com o valor inferior ao correto, o contribuinte pode emitir um CT-e complementar, contendo as diferenças por meio de um arquivo XML no mesmo padrão do primeiro emitido. Agora, se o valor for superior ao correto, pode-se utilizar a Anulação de Débitos, prevista no Ajuste Sinief 09/07.

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Outros casos, como de erros em campos específicos do CT-e, podem ser sanados por meio de Carta de Correção Eletrônica enviada à Secretaria da Fazenda, de acordo com layout estabelecido pela norma e contendo a assinatura digital do emitente.

Como funciona o cancelamento do CT-e e qual é o prazo?

O cancelamento do CT-e só poderá ser feito quando ainda não ocorreu o fato gerador, ou seja, quando a prestação de serviço de transporte ainda não iniciou. Além disso, ele não poderá ser cancelado caso tenha sido emitida a Carta de Correção Eletrônica do documento.

Quanto ao prazo, o conhecimento pode ser cancelado em até 168 horas (sete dias) a contar da data de emissão do documento. Após esse prazo, o emitente poderá solicitar o cancelamento extemporâneo, conforme as regras da Sefaz do seu Estado.

Quais são os documentos que o CT-e substitui?

Um dos principais escopos da criação do Conhecimento de Transporte Eletrônico foi simplificar a transação de transporte de carga e facilitar a vida de transportadores e outros envolvidos. 

Seguindo essa lógica, de acordo com a atual legislação, o CT-e dispensa a emissão de outros documentos fiscais usados anteriormente. Entre eles:

  • Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
  • Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
  • Conhecimento Aéreo, modelo 10;
  • Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27;
  • Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, quando utilizada em transporte de cargas.

Como fazer a consulta do CT-e?

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A consulta do CT-e pode ser realizada pela internet após a autorização do documento. De acordo com informações da Fazenda, os conhecimentos eletrônicos podem ser tanto no Portal Nacional do CT-e quanto no site da Sefaz do Estado no qual o documento foi emitido.

Para poder visualizar as informações, é necessário fornecer a Chave de Acesso do conhecimento, que consta no Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE). A chave, que pode ser digitada ou capturada com um leitor de código de barras, é composta por uma combinação de dados, que inclui:

  • UF;
  • Ano/Mês;
  • CNPJ;
  • Modelo;
  • Série;
  • Número CT-e;
  • Código numérico;
  • Dígito verificador.

A consulta completa do CT-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 dias após a recepção do mesmo pela Secretaria da Fazenda. Depois desse período, ao consultar o documento, a pesquisa retorna informações parciais que identifiquem o CT-e – número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e situação.

Quais foram as mudanças recentes na consulta do CT-e?

O Ajuste Sinief 17/18, de 31 de outubro de 2018, trouxe algumas mudanças em relação ao Ajuste Sinief 09/2007 e alterou alguns pontos referentes à consulta do CT-e, a fim de trazer mais segurança para quem se envolve na transação.

De acordo com as novas normas, somente os envolvidos na operação comercial podem ter acesso à visualização do CT-e completo. São eles:

  • Remetente;
  • Destinatário;
  • Expedidor;
  • Recebedor;
  • Tomador;
  • Terceiros indicados na tag autXML.

Além disso, desde 1º de setembro de 2020, a consulta a todas as informações do documento só pode ser feita com certificado digital. Inicialmente, a mudança estava prevista para 1º de abril, mas o prazo sofreu algumas prorrogações.

Ainda, vale mencionar que as alterações do Ajuste Sinief 17/18 em relação à consulta do CT-e tiveram repercussão na rotina de muitas empresas e escritórios de contabilidade. Até então, era possível consultar e baixar o arquivo XML de um conhecimento no site da Sefaz com a chave de acesso e importar os dados para a emissão de um novo conhecimento. 

Como fazer a consulta CT-e se não fizer parte da operação comercial?

No caso de uma empresa não estar diretamente envolvida na transação, mas precisar realizar a consulta do CT-e, é possível ter acesso? A resposta é sim. Contudo, seguindo os passos da consulta com a chave de acesso do documento sem ser um dos envolvidos na operação comercial, pode-se acessar somente as suas informações básicas.

Agora, caso necessite os dados completos, a forma mais simples de conseguir será solicitando a um dos participantes da transação o envio do arquivo XML do CT-e.

E sem o certificado digital, é possível realizar a consulta do CT-e?

Sem o certificado digital, se o destinatário (Pessoa Física ou Jurídica) não tiver inscrição estadual, é possível realizar a consulta do CT-e também tendo acesso apenas ao resumo do documento em questão. 

Agora, se esses dados não forem suficientes, vale o mesmo que acabamos de mencionar: solicitar ao emitente o arquivo XML com todas as informações do conhecimento.

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