Ao emitir documentos fiscais eletrônicos, pode ocorrer de você cometer algum equívoco em relação às informações inseridas e só perceber o erro depois de encerrado o prazo para cancelar a documentação. Para resolver casos como esse, será preciso solicitar o cancelamento extemporâneo.
O procedimento é previsto pela legislação atual e é importante conhecer como funcionam os trâmites para a solicitação de anulação no seu Estado, já que os detalhes são determinados por cada Secretaria da Fazenda.
Para esclarecer o conceito de cancelamento extemporâneo, em quais situações ele pode ser requerido e como fazer para utilizar essa ferramenta, preparamos um artigo com todos os detalhes sobre o tema. Confira!
O que é cancelamento extemporâneo?
Conforme a plataforma Gov.br, o cancelamento extemporâneo, também chamado de cancelamento fora do prazo, se trata de um recurso que possibilita que o contribuinte cancele um documento que já foi emitido, depois de excedido o prazo estabelecido por lei para solicitar a anulação – prazo legal.
De acordo com a atual legislação, é possível utilizar esse mecanismo para três tipos de documentos fiscais eletrônicos:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços (CT-e OS).
Os dois primeiros itens costumam ser bem conhecidos e presentes na rotina de quem atua no mercado de transporte de cargas, pois estão entre a documentação essencial do setor. A NF-e é um registro oficial de transações que ocorrem entre PJs, sendo obrigatória quando se trata da comercialização de produtos ou prestação de serviços.
Já o CT-e é o documento substituto do CTRC (Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas), mas é utilizado, hoje, para qualquer forma de transporte — rodoviária, aérea, ferroviária ou hidroviária.
Por fim, o CT-e OS pode ser um pouco menos conhecido, pois foi criado em 2016 para substituir a Nota Fiscal de Serviço de Transporte Modelo 7, quando da utilização para transporte de pessoas, transporte de valores ou excesso de bagagem.
Quem pode solicitar o cancelamento extemporâneo?
O serviço de cancelamento extemporâneo pode ser utilizado por contribuintes que sejam emissores de algum dos documentos fiscais que permitem o uso do recurso e que precisam anular algum documento após ter se encerrado o prazo de solicitação de cancelamento normal.
Evidentemente, só pode encaminhar o pedido de cancelamento fora do prazo o próprio emissor do documento e não um terceiro.
Quando solicitar o cancelamento extemporâneo?
A operação de cancelamento extemporâneo costuma ser solicitada, como já mencionamos, quando ocorrem falhas no preenchimento de documentos. Como sabemos, informações erradas percebidas pela fiscalização podem gerar multas e até a recusa da mercadoria na sua entrega. Por essa razão, é preciso ter atenção redobrada na emissão da documentação de transporte.
Além disso, outra situação que pode ser resolvida com o pedido de anulação fora do prazo é quando a venda é cancelada pelo cliente tomador do frete. Trata-se de um evento que prejudica tanto o vendedor do produto quanto a transportadora contratada. Assim, para que se evite maiores prejuízos, é possível utilizar o recurso e anular o documento emitido.
Qual é o prazo para o cancelamento extemporâneo?
O prazo para pedido de anulação normal e encaminhamento da solicitação do cancelamento extemporâneo é diferente para a Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico.
NF-e
No que se refere à NF-e, de acordo com a cláusula 12ª do Ajuste SINIEF 07/05, o prazo legal de cancelamento é de 24 horas, contadas a partir do momento de autorização da nota.
No entanto, a mesma norma prevê que cada Unidade da Federação, em casos excepcionais, pode aceitar pedidos de cancelamentos extemporâneos — ou seja, fora desse período.
Sendo assim, o procedimento e o prazo para esse tipo de cancelamento será definido por cada Estado. Isso significa que ele pode variar de um lugar para outro. De acordo com a SEFAZ de Minas Gerais, por exemplo, é possível solicitá-lo entre o prazo de 24 e 168 horas — a partir da autorização da respectiva NF-e.
Em Minas, dentro desse período, o cancelamento extemporâneo do documento será gratuito. Contudo, é também possível encaminhar o pedido após o prazo de 168 horas. Nesse caso, porém, o contribuinte estará sujeito à penalidade.
Já no Estado de São Paulo, de acordo com a Portaria CAT 162/08, após o prazo regulamentar de 24 horas de autorização de uso da NF-e, o pedido de cancelamento pode ser transmitido à SEFAZ SP, via sistema, até 480 horas da autorização.
Contudo, nesse caso, o emitente fica sujeito à penalidade prevista. Ademais, após esse prazo de 480 horas, o documento poderá ser cancelado somente com aprovação do Posto Fiscal de vinculação.
CT-e
Em relação ao CT-e, segundo a legislação federal, o documento poderá ser cancelado normalmente depois de previamente autorizado o seu uso pelo Fisco e desde que não tenha ainda ocorrido fato gerador em até 168 horas a partir da sua data de emissão. Mas assim como no caso da NF-e, as unidades federadas podem aceitar o cancelamento extemporâneo e definir os seus critérios.
No caso da SEFAZ de Minas Gerais, essa anulação após as 168 horas deverá seguir o procedimento da secretaria e, apesar de autorizada, está sujeita à penalidade. Já o Estado de São Paulo estabelece que o prazo atual estipulado é de 31 dias a partir da emissão do CT-e a ser cancelado. Após esse período, será necessária a aprovação do Posto Fiscal de vinculação.
Como fazer o cancelamento extemporâneo?
Via de regra, para solicitar o cancelamento extemporâneo de documentos fiscais eletrônicos, primeiramente, será preciso abrir um protocolo na Secretaria de Fazenda do seu Estado para informar que o prazo normal não pode ser cumprido.
No entanto, cabe consultar as informações específicas do seu Estado para saber como funciona exatamente o procedimento, visto que pode ser diferente em cada lugar. Em alguns, é possível fazer pelo site, por exemplo, enquanto em outros, é necessário ir ao posto de atendimento pessoalmente.
Quais são os documentos necessários para realizar o cancelamento extemporâneo?
Normalmente, é exigido do emissor que deseja fazer o cancelamento fora do prazo que tenha em mãos a chave de acesso do documento fiscal eletrônico que deseja anular e a justificativa de perda legal do cancelamento.
No caso do CT-e, exige-se também a folha do livro Registro de Saídas e/ou Entradas correspondente ao lançamento da operação ou prestação ou declaração de que faz uso da Escrituração Fiscal Digital (EFD) e comprovação de que a operação não ocorreu.
Existem restrições para o cancelamento extemporâneo?
Sim, existem algumas situações que impedem a realização do cancelamento extemporâneo ou que acarretam negação do pedido por parte do órgão responsável. No caso da NF-e, se a mercadoria já estiver em circulação, por exemplo, não será possível cancelar o documento.
Além disso, só poderá ser cancelado um CT-e se a prestação de serviço de transporte ainda não tiver sido iniciada. Ainda, caso tenha sido emitida Carta de Correção Eletrônica relativa a determinado CT-e, este também não poderá ser anulado. Da mesma forma, se houver incoerências em relação às normas do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC).
O cancelamento extemporâneo tem custos ou gera multa?
Em relação aos custos de um cancelamento extemporâneo, em primeiro lugar, vale mencionar que alguns estados cobram uma taxa de serviços estaduais (TSE), que deve ser paga para que a anulação seja validada.
Nesse caso, após a formalização do pedido, é gerado um número de protocolo e um Documento de Arrecadação (DAR/AUT).
Ademais, os valores referentes a multas para cancelar um documento fiscal eletrônico fora do prazo também variam conforme o procedimento de cada Estado. Isso significa, portanto, que é essencial que você esteja informado sobre os procedimentos e as regras da SEFAZ da sua unidade federada.