O transporte de cargas envolve logística e responsabilidades, o que significa que existem alguns processos a serem seguidos para que tudo seja realizado conforme a legislação. A documentação necessária é parte dessa burocracia e a consulta MDF-e é uma ação que permite a verificação das informações de um desses documentos.
Quem é do meio conhece bem essa sigla, que remete ao Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, um dos requisitos fundamentais para transportar bens e mercadorias de forma regular.
A versão digital desse e de outros documentos foi criada com o propósito de substituir parte da papelada necessária para a realização de fretes no território brasileiro. Além disso, o meio eletrônico modernizou e, consequentemente, simplificou e otimizou não apenas a fiscalização da atividade, mas também facilitou as ações referentes à documentação — como é o caso da consulta MDF-e.
Neste artigo, trataremos sobre esse tema e descreveremos todos os detalhes sobre o manifesto e como consultá-lo. Acompanhe para saber tudo e ficar por dentro!
O que é MDF-e?
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é um dos documentos de transporte de carga existentes no país. Mais conhecido pela sigla MDF-e, ele reúne as principais informações sobre o frete e o seguro de carga obrigatório, apresentando, assim, um resumo da operação.
O MDF-e é a versão digital do antigo Manifesto de Cargas, que era impresso e causava transtornos em função do tempo de fiscalização nos postos fiscais. De fato, o documento eletrônico otimizou o tempo de todos os envolvidos — transportadores e órgão fiscalizador.
Caso você esteja se perguntando se tem o mesmo valor que o documento em papel, é importante ressaltar que a validade jurídica do MDF-e é garantida pela assinatura digital do emitente e autorizada para uso pelo Ambiente Autorizador.
Qual é a importância do MDF-e para o transporte de cargas?
A finalidade do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é vincular todos os documentos relacionados ao frete em um único com validade em todo território nacional. Logo, o MDF-e é muito importante, pois consolida as informações sobre a carga que está sendo transportada.
Uma vez que cadastra em lote a documentação relacionada à mercadoria em trânsito, o manifesto agiliza os processos e unifica a documentação da operação. Isso diminui toda a burocracia que até pouco tempo atrás era necessária para realizar um transporte.
Além disso, o documento também possibilita o rastreamento da circulação da carga, identifica o(s) responsável(is) pela movimentação e a(s) unidade(s) de transporte envolvida(s).
Por fim, além de agilizar o transporte para evitar as filas e a longa parada nos postos de fiscalização, o documento eletrônico também permite a redução dos custos dos transportadores, já que não há custo com impressão e armazenamento de documentos.
Consulta MDF-e: o que é?
Antes de abordarmos a emissão do documento, detalharemos a consulta MDF-e, que é o tema central deste artigo. Trata-se do ato de acessar o sistema para visualizar o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais.
Assim, podem ser visualizados por meio da consulta MDF-e, documentos emitidos há menos de um ano ou não encerrados. A consulta permite que se acesse os dados contidos e o arquivo XML ou impresso do manifesto.
Por que fazer a consulta MDFe?
A consulta MDF-e permite que o emitente ou contratante tenha acesso às informações sobre o transporte da mercadoria de forma resumida ou completa.
Logo, ela pode ser realizada para que seja feita alguma verificação necessária nesses dados para confirmação de algum detalhe importante, tanto por parte de quem emitiu o manifesto quanto da empresa contratante do frete de determinada carga.
Como realizar a consulta MDF-e online?
A consulta MDF-e pode ser realizada pela internet, junto à Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz) no qual foi realizada a emissão do documento. Para tanto, é preciso acessar a página referente à “consulta pública” e inserir a respectiva chave de acesso.
Após a inserção da chave, tem-se acesso ao resumo da consulta MDF-e. Ainda, caso seja necessário, é possível solicitar a versão completa do documento. Nesse caso, é preciso fornecer o certificado digital e-CNPJ ou e-CPF.
Acessando o portal da Sefaz
Como mencionamos, a consulta MDF-e é realizada no site da Sefaz do Estado onde foi emitido o documento. Acessando o Portal do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – SVRS, é possível ser encaminhado para a Secretaria da Fazenda do Estado em questão, selecionado a unidade de interesse.
Utilizando a chave de acesso
Para acessar a consulta MDF-e, é preciso fazer o login na página e, para isso, o usuário deverá informar a chave de acesso e validar recaptcha.
Verificando informações e detalhes do MDF-e
Após fazer o login na página, o usuário tem acesso à consulta restrita do MDF-e, que é composta pelos dados gerais, a placa e a situação. Se precisar acessar o documento completo, deverá informar um certificado digital e-CNPJ ou e-CPF.
Nesse caso, se o seu usuário estiver relacionado ao documento, você poderá visualizar o documento completo. Caso contrário, acessará apenas o resumo do manifesto.
Ainda, é importante ressaltar que na consulta MDF-e só é possível acessar documentos emitidos há menos de um ano.
Resumo: passo a passo da consulta MDF-e
Para realizar a consulta MDF-e, o interessado deve seguir os seguintes passos:
- Acessar o portal MDF-e da respectiva Sefaz;
- Buscar pela seção “Serviços” > “Consulta Pública”;
- Fazer o login pelo gov.br;
- Informar a chave de acesso;
- Validar recaptcha;
- Acessar a visualização resumida da consulta MDF-e;
- Inserir o Certificado Digital;
- Acessar a visualização da consulta MDF-e completa.
Consulta MDF-e encerrado: como funciona?
A fim de facilitar o controle dos manifestos não encerrados, no Portal SVRS do MDF-e, foi criada uma seção específica para consulta MDF-e não encerrados. Portanto, na seção “serviços”, você deverá selecionar “Consulta não encerrados”.
Nesse caso, é obrigatório apresentar um certificado digital que permite o acesso à relação de chaves e protocolos dos documentos abertos para as filiais que forem do mesmo CNPJ base do certificado utilizado.
Emissão do MDF-e: como fazer e quais os requisitos?
Os Estados são responsáveis por estabelecer as regras específicas do uso do MDF-e, com base nas orientações do Conselho Nacional de Política Fazendária.
Em geral, para fazer a emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, a empresa deve estar credenciada para emitir CT-e ou NF-e (apenas para carga própria) junto à Sefaz do estado em que estiver estabelecida.
Além disso, também é necessário providenciar um certificado digital com o CNPJ da empresa, que seja emitido por Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-BR).
Ainda, é preciso adaptar o sistema de faturamento para emitir o MDF-e e testar os sistemas em ambiente de homologação do Ambiente Autorizador do manifesto.
Por fim, vale destacar que, uma vez unificadas todas as informações do transporte, a emissão do MDF-e deve ser feita apenas depois que os documentos originários já forem conhecidos.
Quem deve emitir o MDF-e?
Segundo normas do Manual de Orientação do Contribuinte, o MDF-e deve ser emitido por “empresas prestadoras de serviço de transporte para prestações com conhecimento de transporte ou pelas demais empresas nas operações, cujo transporte seja realizado em veículos próprios, arrendados ou mediante contratação de transportador autônomo de cargas”.
Sendo assim, a emissão do manifesto é obrigatória tanto para cargas fracionadas quanto para cargas fechadas. Logo, estão incluídos os contribuintes emitentes de CT-e que prestam serviço modal rodoviário, ferroviário ou aquaviário e sejam não optantes pelo Simples Nacional e os emitentes de NF-e no transporte interestadual de bens e mercadorias acobertadas por mais de uma NF-e.
Validação do MDF-e: o que é?
Na recepção do MDF-e pelo Ambiente Autorizador, é feita uma validação de forma com a finalidade de produzir uma autorização de uso. De acordo com o Portal SVRS, nesse momento são validados os seguintes itens:
- Assinatura digital para garantir a autoridade do MDF-e e sua integridade;
- Layout do MDF-e, a fim de garantir que não ocorram erros de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação foram observadas;
- Numeração do MDF-e para assegurar que o mesmo MDF-e não seja recebido mais de uma vez;
- Emitente autorizado para verificar se a empresa está credenciada e autorizada a emitir MDF-e na UF solicitada.
O sistema foi projetado para que o documento seja autorizado em poucos segundos. O tempo máximo é dimensionado em até 3 minutos.
A importância da validação para transportadoras e destinatários
O uso autorizado do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais indica que a Sefaz recebeu uma declaração da realização de uma determinada prestação de serviço de transporte a partir de determinada data e que verificou previamente os aspectos formais envolvidos — como citamos, autoria, layout, numeração e autorização do emitente — em uma declaração.
A partir disso, o documento eletrônico passa a ser de inteira responsabilidade do emitente do MDF-e.
Agora, caso seja detectado algum erro ou problema com a assinatura digital, os campos ou a numeração, o manifesto será rejeitado e não será salvo no Banco de Dados do Ambiente Autorizador. Quando isso acontece, o sistema sempre indica o motivo da rejeição na forma de códigos de erros com uma mensagem de erro. Para saber do que se trata, é possível consultar o Manual de Orientações do Contribuinte.
Como verificar a autenticidade e validade do MDF-e?
A validade jurídica do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é garantida pela assinatura digital do emitente e, como acabamos de mencionar, autorizada para uso pelo Ambiente Autorizador.
A verificação da autenticidade e validade do documento é realizada por meio da consulta MDF-e, que descrevemos acima. O acesso às informações permite a verificação da situação da documentação.
Cancelamento e encerramento do MDF-e: como funciona?
Uma vez que qualquer alteração no conteúdo invalida a assinatura digital, depois de obter a autorização pela Sefaz, o MDF-e não pode mais sofrer qualquer modificação. No entanto, antes de iniciada a prestação de serviço de transporte, o emitente pode efetuar o cancelamento do documento.
Isso deve ser feito por meio da geração de um arquivo XML específico e, assim como foi realizado na emissão, o pedido de cancelamento também deve ser autorizado pelo Ambiente Autorizador por meio do sistema de registro de eventos. Os detalhes devem ser consultados no Manual de Orientações do Contribuinte.
Situações que permitem o cancelamento do MDF-e
O MDF-e pode ser cancelado quando no documento constarem dados incorretos, seja no próprio manifesto ou proveniente de erros em outro documento fiscal que esteja relacionado com o frete. Portanto, o cancelamento serve para situações nas quais um equívoco precisa ser imediatamente corrigido.
Prazos e procedimentos para cancelamento
Segundo informações do Portal SVRS, só é possível cancelar um MDF-e que tenha o seu uso autorizado pelo Fisco e cujo fato gerador, ou seja, o transporte, ainda não tenha se iniciado. Ademais, a solicitação do cancelamento deve ser feita em 24h.
Encerramento do MDF-e após a conclusão do transporte
O encerramento é o ato de informar ao Fisco, por meio do Web Service de registro de eventos, o fim de sua vigência. Este pode ocorrer em função do término do trajeto coberto ou da alteração das informações do MDF-e com a emissão de um novo.
Sendo assim, o encerramento deve ser registrado pela empresa emitente no final do percurso. Se tiver com MDF-e pendente de encerramento, a mesma não consegue autorizar a emissão de um novo documento para o mesmo veículo e o mesmo par UF de carregamento e descarregamento.
Fiscalização e penalidades relacionadas ao MDF-e
Conforme mencionamos, a emissão do MDF-e é obrigatória para a realização de serviço de fretes. Logo, a empresa que não emitir o MDF-e é penalizada, conforme a legislação tributária do estado em questão.
Em São Paulo, o Decreto nº 55.437, de 17/02/2021 estabelece que a penalidade por falta de registro eletrônico de documento fiscal ou de transmissão de documento fiscal, ou, ainda, de autorização de uso, é de multa equivalente a 50% do valor da operação ou prestação indicada no documento fiscal e nunca inferior a 15 UFESPs por documento.
Conclusão: a importância da consulta e gerenciamento do MDF-e
Sendo o manifesto um documento essencial no frete de mercadorias, a consulta MDF-e é uma importante ferramenta para verificação e controle. Assim, ela é fundamental para o gerenciamento dos documentos envolvidos no transporte de cargas.
Por isso, a importância de trazermos aqui todos os detalhes sobre o manifesto e também sobre como consultá-lo por meio do sistema criado para esse fim. É fato que a atividade envolve bastante burocracia, portanto, o conhecimento é crucial para atuar regularmente e evitar dores de cabeça desnecessárias.
