Ter uma frota própria é uma decisão muito importante para os negócios. Logo, não pode ser tomada sem muita ponderação. Trata-se de uma questão estratégica que pode definir os rumos do empreendimento e requer, portanto, uma profunda análise dos prós e contras.
Se por um lado, ter os próprios veículos pode representar um grande ganho de eficiência na operação, por outro significa também um alto investimento inicial e gastos recorrentes, que podem comprometer as finanças, caso não exista um bom planejamento.
Sendo assim, neste artigo, trataremos sobre o tema da frota própria, suas vantagens e desvantagens, além de como montar e fazer a gestão dos veículos utilizando sistemas de gerenciamento e rastreamento. Acompanhe!
Por que investir em frota própria em uma transportadora?
Ter uma frota própria significa investir na aquisição de veículos para realizar serviços de transporte de bens e mercadorias. Nesse sentido, há uma série de razões que levam muitos empreendedores a optarem por esse caminho.
Via de regra, a principal está relacionada com a possibilidade de centralizar toda a logística da empresa e melhorar o controle sobre os processos e as entregas — o que traz, é claro, muitos benefícios e, a longo prazo, pode significar economia.
No entanto, é também normal ter dúvidas sobre essa decisão, afinal, ela tem muitas implicações. Além do investimento inicial, há custos de manutenção e encargos, necessidade de equipe e ferramentas para gestão da frota e de toda a operação envolvida.
Quais as vantagens de ter uma frota própria?
Para detalhar e esclarecer todos os pontos envolvidos nessa questão, é essencial conhecer as vantagens e desvantagens de ter uma frota própria. Nesse primeiro momento, começaremos com os benefícios que a transportadora pode ter ao investir em veículos de sua propriedade.
Controle centralizado da operação
Como já mencionamos, ao optar por uma frota própria, o empreendedor garante o controle centralizado da operação, o que torna a distribuição de mercadorias mais eficiente. Além disso, a possibilidade de ter veículos prontamente disponíveis no pátio da empresa assegura o atendimento de solicitações de serviço de transporte de forma ágil e organizada.
A gestão logística interna permite, ainda, que se solucione imprevistos — como necessidade de mudança de rota e atraso de entrega — com muito mais rapidez. Ademais, torna-se muito mais fácil identificar e resolver falhas ou gargalos no processo logístico para realizar os ajustes necessários para melhorar cada vez mais a qualidade dos serviços prestados.
Garantia de profissionalismo e padrão de qualidade
Por falar nisso, manter uma frota própria também possibilita que a transportadora preserve o profissionalismo, fator tão bem-visto em um mercado concorrido como o de transporte e logística.
Quando a empresa atua com uma frota terceirizada, é muito difícil garantir o padrão de qualidade na prestação dos serviços, pois não é ela que seleciona e contrata os motoristas ou estabelece os critérios a serem atendidos.
Por outro lado, com a frota própria, é possível acompanhar de perto a execução das tarefas e assegurar não apenas que as entregas sejam realizadas dentro do prazo previsto, mas também que o atendimento tenha a finalidade de garantir a melhor experiência para o cliente.
Ganhos a longo prazo
É comum as pessoas relacionarem o fato de ter uma frota própria somente com custos extremamente elevados, sobretudo em função do investimento inicial necessário para a compra dos veículos. Sendo assim, superficialmente, costuma-se acreditar que a terceirização seja mais econômica.
Contudo, é importante compreender que isso depende do contexto da empresa. Ainda, por mais que ter os próprios veículos represente um alto aporte inicial e um gasto recorrente, a longo prazo, os ganhos tendem a ser maiores.
Aqui, basta pensarmos que com uma operação mais ágil e eficiente, consequentemente, haverá uma redução de custos logísticos, além de uma valorização maior dos serviços — o que significa uma maior possibilidade de crescimento do negócio.
E as desvantagens da frota própria, quais são?
É preciso considerar, porém, que a frota própria também traz alguns ônus para a transportadora. Como tudo terá que ser colocado na balança, agora, falaremos também sobre as desvantagens de optar por ter os próprios veículos em vez de terceirizar o serviço.
Necessidade de infraestrutura e equipe
Uma questão bem prática em relação à decisão pela frota própria é a necessidade de ter infraestrutura para realizar a distribuição da operação. Assim, será necessário contar com um espaço adequado para os caminhões — uma garagem com recursos de vigilância e segurança — bem como um local para armazenamento e manuseio das mercadorias.
Além da estrutura física, isso também demanda recursos humanos, ou seja, uma equipe maior com mais colaboradores e maior tempo de dedicação para fazer todo o gerenciamento dos processos e da frota.
Responsabilidade pela gestão
Esse último é, aliás, outro fator que deve ser considerado ao se fazer a análise da viabilidade de ter veículos próprios. Lembre-se que a gestão da frota e da operação ficará toda a cargo da transportadora.
Então, mais do que organizar toda a logística de entregas e distribuição — que por si só já envolve uma série de tarefas — isso também inclui a contratação de serviços de manutenção e reparo dos caminhões, por exemplo.
Comprometimento com custos
É verdade que a longo prazo os ganhos de se ter uma frota própria podem ser maiores, porém, ao mesmo tempo, não se pode ignorar o fato de que para poder fazer esse investimento será preciso contar com os recursos financeiros necessários.
Desse modo, além do alto aporte inicial desembolsado para a compra dos veículos, nessa conta devem constar os custos com pessoal, seguro de transporte de carga, combustível, manutenção dos veículos, gerenciamento de riscos e, ainda, impostos e encargos.
Afinal, quando optar pela frota própria?
Diante desse panorama, deu para entender que existem muitos detalhes a serem avaliados com cautela antes de tomar a decisão. Mas como saber quando a opção pela frota própria é a mais acertada?
Cada caso deve ser analisado nas suas especificidades, entretanto, o que podemos adiantar é que, em primeiro lugar, deverá ser avaliada a capacidade financeira da empresa para compreender se há fôlego para tal investimento e para os custos recorrentes.
Além disso, outro ponto-chave a ser considerado é o volume de mercadorias transportadas. Quando se trabalha com um volume de cargas significativo, os custos de contratar o serviço de uma empresa terceirizada serão, sem dúvida, bastante altos.
Por fim, a frequência e a necessidade de agilidade das entregas também são fatores que precisam ser analisados. Se há a exigência de entregas frequentes e rápidas, a terceirização também não costuma ser a melhor alternativa, assim como quando as mercadorias exigem manuseio especializado ou equipamentos especiais para transporte.
Frota terceirizada em uma transportadora: quando vale mais a pena?
Mas, há também situações em que a frota terceirizada será mais vantajosa para a transportadora. Em geral, isso acontece, principalmente, quando se trata de uma empresa de médio ou pequeno porte com um volume menor de mercadorias a serem transportadas.
Se não existe uma quantidade considerável de cargas, tampouco uma alta frequência de entregas, certamente, ficar com caminhões parados na garagem significa somente custos e nenhuma vantagem. Portanto, a contratação de um serviço terceirizado nesses casos fará muito mais sentido para os negócios.
Como montar uma frota própria?
Mas e se for mesmo mais vantajoso ter a frota própria, por onde começar? O primeiro passo será definir o tipo de veículo que será adquirido conforme as necessidades do serviço que será realizado. Caso seja um transporte de cargas especiais, por exemplo, resfriadas, será necessário ter equipamento para tanto. Para saber como escolher, confira o nosso artigo sobre os diferentes modelos de caminhão.
Da mesma forma, é preciso dimensionar a frota necessária para determinar a quantidade de caminhões que serão comprados. Aqui, considere também contar com alguns veículos adicionais para o caso de problemas ou parada para manutenção.
Além dessas questões mais práticas, também será essencial elaborar uma política de frotas. Essa ferramenta é importante, por exemplo, para esclarecer como os veículos serão utilizados e garantir que não haja indisponibilidade de caminhões.
Ademais, defina também ações de gestão, como calendário de manutenção e regras para consumo de combustível, além de normas de conduta e responsabilidade para os motoristas. Aliás, em relação aos condutores, também deve-se considerar a realização de um treinamento para qualificá-los para utilizar a frota de modo adequado.
Como fazer uma gestão de frota eficiente?
A gestão de frotas vai além do controle dos veículos, uma vez que envolve também o gerenciamento inteligente da complexa logística relacionada ao transporte. Isso inclui o cuidado com os caminhões, mas também a administração de informações e de toda a operação, o que abarca equipes, prazos, entregas, manutenção etc.
Além disso, uma gestão de frota eficiente deve ser voltada à redução de gastos para, assim, focar no aumento da lucratividade do negócio. Portanto, para que tudo flua e isso seja possível, será preciso ficar atento a alguns pontos fundamentais desse gerenciamento:
- planejamento financeiro e controle de custos;
- manutenção regular e preventiva dos veículos;
- investimento em segurança da carga, dos motoristas e dos caminhões e prevenção de riscos;
- estudo de rotas;
- automatização de processos.
Quando renovar a frota?
Como vimos, a manutenção dos veículos faz parte da gestão e, além de estabelecer um calendário para realizar a revisão dos caminhões, o gestor também deve estar atento à necessidade de renovação da frota.
Nesse sentido, a hora certa de trocar os veículos será determinada por alguns fatores. Em primeiro lugar, o desgaste: um caminhão que está sempre em manutenção acaba gerando mais prejuízos do que lucro e precisa ser trocado.
Mas além da necessidade de reparos e do tempo na oficina, vale avaliar também os quilômetros rodados e a desvalorização do veículo. O mais adequado, é claro, é realizar a substituição quando ele ainda tiver um valor de mercado razoável.
Ainda, veículos mais antigos são mais poluentes, então se a empresa preza pela sustentabilidade, vale a pena investir em uma frota que propague menos gases nocivos.
Ademais, além de pensar no meio ambiente, a renovação da frota também representará redução de custos. Afinal, os veículos mais novos também consomem menos combustível e precisam de menos manutenção.
- Leia também: Seguro auto frota: o que é, principais coberturas (e riscos excluídos) e por que contratar
Tecnologia como aliada da gestão de frota: sistemas de gerenciamento e de rastreamento da frota própria
Hoje, felizmente, quem tem frota própria conta com uma grande aliada para otimizar a sua gestão: a tecnologia. Para tanto, existem ferramentas que auxiliam em praticamente todas as fases da operação de transportes.
Os sistemas de gerenciamento de frotas permitem, por exemplo, o controle do número e da disponibilidade dos veículos, além de armazenarem informações sobre o seu funcionamento, histórico de despesas e calendário de conservação.
Mas além desse tipo de software, existem recursos de navegação e rastreamento que possibilitam o monitoramento dos veículos por meio de câmeras e localizadores. Esses sistemas garantem o controle de rotas e a supervisão dos motoristas, trazendo maior segurança à operação.
Portanto, ao optar pela frota própria na sua transportadora, vale fazer uma avaliação para entender bem as necessidades da empresa e buscar ferramentas tecnológicas, a fim de automatizar processos, facilitar o trabalho de gestão e mitigar os riscos de imprevistos.
Muito interessante! É bom as empresas pensarem o qual é a melhor opção para as suas necessidades. A gestão de frotas também pode ajudar neste sentido. Obrigado!