Adiantamentos a Fornecedores na Reforma Tributária: Mudanças!

O que traz a Nota Técnica 2025.002–RTC v1.01 acerca dos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária?

Antes de entender todos os pontos a respeito…

Você precisa ficar ciente de que essa mudança altera a lógica fiscal que existia até o momento.

Sabe os impostos IBS, CBS e IS? Com as alterações, as empresas vão ter que recolhê-los na hora que realizarem adiantamentos aos fornecedores.

Além do mais, como esclarece o art. 10 da Lei Complementar nº 214/2025, o fato gerador do IBS e da CBS acontece “no momento do fornecimento nas operações com bens ou com serviços, ainda que de execução continuada ou fracionada”.

Isso, embora seja só a ponta do iceberg sobre esse assunto, já nos leva a algo inevitável: as empresas vão ter que adaptar seus sistemas, processos e equipes (esse é o único jeito de elas se manterem na legalidade fiscal e evitarem problemas).

Vamos esclarecer tudo isso ao longo deste conteúdo.

O que é adiantamento a fornecedores?

O adiantamento a fornecedores é o pagamento que uma empresa faz antes de receber o bem ou serviço contratado.

Ou seja, é quando ela antecipa o pagamento ao fornecedor em situações de vantagem comercial, como quando:

Há desconto ou um valor melhor no produto ou serviço;

Prioridade na entrega, garantia de estoque, prazo diferenciado ou qualquer outra facilidade.

Como a Reforma Tributária impacta essa prática?

A Reforma Tributária trouxe uma mudança no tratamento dos adiantamentos a fornecedores.

O que acontecia antes era que o pagamento antecipado não gerava a obrigação de recolher tributos imediatamente.

Essa cobrança de impostos só ocorria quando o bem era entregue ou o serviço efetivamente prestado. Somente.

Com as novas regras, essa lógica mudou: agora, o recolhimento do IBS, CBS e IS tem de ser feito no momento em que a empresa faz o pagamento antecipado.

Na prática, ainda que a entrega do produto ou serviço aconteça semanas ou meses depois, a simples transferência de valores que a empresa faz ao fornecedor já basta para gerar efeitos fiscais.

E como você já deve imaginar…

Esse novo cenário fiscal exige que as empresas revisem seu planejamento financeiro, além do mais, há impacto direto no fluxo de caixa (vamos detalhar mais sobre ainda neste artigo).

Como funciona o recolhimento antecipado de tributos nos adiantamentos a fornecedores?

Com a Reforma Tributária, o recolhimento antecipado dos tributos IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IS (Imposto Seletivo) passa a acontecer já no momento do pagamento adiantado ao fornecedor.

“E o que isso quer dizer na prática?”

Quer dizer que, assim que a empresa faz a transferência de valores para o fornecedor antes da entrega do bem ou da prestação do serviço, a obrigação tributária é gerada.

E, nesse ponto, surge um aspecto importante:

Para formalizar tal operação, deve-se emitir uma Nota Fiscal Eletrônica de débito com o tipo “06 = Pagamento antecipado”, detalhando a transação e vinculando-a ao adiantamento.

Quando esse fornecedor efetivamente entregar o produto ou prestar o serviço, será emitida a NF correspondente à operação final, com a devida referência ao pagamento já tributado.

Isso nos leva a outro cenário que pode vir à tona:

“E se o fornecimento não acontecer?”

Nesse caso, o fornecedor vai ter que registrar o evento de “Não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado” para reverter o lançamento e ajustar os impostos recolhidos.

Um exemplo disso?

Imagine que uma empresa de eventos faz um pagamento antecipado a um fornecedor de equipamentos de som, garantindo a reserva do material para festa.

O fornecedor emite a nota fiscal de débito com o código “06 = Pagamento antecipado”. Isso, como explicamos antes, vai detalhar o adiantamento e recolher os tributos correspondentes.

No entanto, dias antes do evento acontecer, esse fornecedor entra em contato e diz que não poderá entregar os equipamentos. A justificativa? Problemas logísticos e técnicos.

É nesse tipo de situação que o fornecedor deve registrar um evento fiscal de não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado sobre o qual falamos antes.

Nota Técnica 2025.002.v.1.01: novas regras para emissão de notas fiscais em adiantamentos

Como foi possível observar ao longo da leitura, a Nota Técnica 2025.002.v.1.01 trouxe mudanças na forma como os adiantamentos a fornecedores devem ser registrados nas notas fiscais, alinhando-se às exigências da Reforma Tributária.

Partindo disso, no âmbito da NFe/NFCe, essa nova nota substitui a “RT NT 2024.002 – IBS/CBS v1.10, que cria novos eventos e modifica o leiaute da NF-e e NFC-e, inserindo os grupos e campos opcionais relacionados à tributação dos novos Impostos”.

Ela faz isso justamente para atender às “alterações previstas na Emenda Constitucional 132 de 20 de dezembro de 2023 e Lei Complementar 214 de 16 de janeiro de 2025 para implementação da Reforma Tributária”.

Ainda, em termos de data de implantação em ambiente de produção, é importante ter em mente que tudo isso está previsto para “outubro de 2025, de modo a viabilizar sua efetiva operacionalização a partir de janeiro de 2026”.

E as mudanças… quais as principais?

Uma das principais novidades é a criação do tipo de débito “06 = Pagamento antecipado” na NF-e e na NFC-e.

Com isso, sempre que a empresa realizar um adiantamento, terá de emitir uma nota fiscal específica para documentar a operação, informando de forma clara que se trata de um pagamento antecipado.

Como já falamos, essa nota fiscal vai ser usada como base para o recolhimento imediato dos tributos IBS, CBS e IS.

A norma também estabelece que, caso o fornecimento não ocorra, o fornecedor deverá registrar o evento “Não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado” no sistema.

Essa ação vai permitir o ajuste dos tributos que já foram recolhidos no momento do adiantamento.

Além disso, os sistemas de gestão (ERP) e os processos internos também vão ter que ser atualizados para atender às novas exigências.

É isso que vai garantir que os campos e grupos adicionais previstos no layout fiscal sejam preenchidos corretamente e, consequentemente, as empresas fiquem em conformidade.

Pagamento antecipado a fornecedores: qual o impacto no fluxo de caixa da empresa?

No começo deste conteúdo, a gente citou brevemente sobre esse impacto no fluxo de caixa.

Nesse sentido, sob a ótica financeira, as empresas têm de ficar atentas às novas regras relativas aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária.

Como dito, o cenário anterior era que o desembolso de tributos — IBS, CBS e IS — só ocorria quando o produto era entregue ou o serviço era prestado, agora, no entanto, o recolhimento desses impostos passa a ser exigido no momento do adiantamento.

Na prática, o que acontece é o seguinte:

A empresa desembolsa o pagamento adiantado para o fornecedor antes da entrega;

E ela também paga os impostos antecipadamente nesse momento.

Com isso em mente, esse “duplo impacto financeiro” acaba reduzindo o capital de giro que essa empresa tem e, obviamente, exige dela uma gestão financeira mais rigorosa.

E é justamente por conta disso que, para lidar com essa nova realidade, as empresas precisam revisar os prazos de pagamento e, se for o caso, até mesmo renegociar condições com fornecedores.

Afinal de contas, o que não pode acontecer de jeito nenhum é que a antecipação de tributos comprometa os recursos que a empresa poderia usar para outras questões.

Como funciona a obrigatoriedade da nota fiscal de débito “Pagamento antecipado” e quais suas implicações?

A criação da nota fiscal de débito com o tipo “Pagamento antecipado” é, como esclarecido acima, uma das mudanças mais relevantes que a Nota Técnica 2025.002.v.1.01 trouxe.

A partir dessa regra, sempre que a empresa fizer um adiantamento para o fornecedor, será necessário emitir uma nota fiscal específica para registrar essa operação. É obrigatório.

Essa nota deve indicar, de forma clara, que se trata de um pagamento antecipado, permitindo que o Fisco identifique e acompanhe a transação.

Caso a entrega do bem ou serviço não ocorra, o fornecedor será obrigado a registrar o evento “Não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado”. Fazer isso vai cancelar os efeitos fiscais vinculados ao adiantamento em questão.

Talvez você acabe pensando:

“No dia a dia, essa obrigatoriedade traz quais tipos de implicações?”

E a resposta disso é que, basicamente, há implicações operacionais e estratégicas.

Veja bem, os sistemas de gestão e ERP vão ter que ser atualizados para incluir esse novo tipo de nota. Certo?

Fora isso, as equipes fiscais também vão precisar ser treinadas para cumprir o procedimento corretamente (mais adiante vamos falar mais a respeito disso).

Outras duas implicações são:

O controle interno vai ter de ser reforçado para evitar inconsistências;

Como a emissão da nota aciona o recolhimento imediato de IBS, CBS e IS, o impacto no fluxo de caixa será sentido no mesmo momento do adiantamento.

Quais são os riscos de não cumprir as novas regras sobre adiantamentos na Reforma Tributária?

Como você já sabe, descumprir regras tributárias geram problemas que, no fim, só prejudicam a empresa, sobretudo do ponto de vista financeiro.

Nesse sentido, não cumprir as novas regras de adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária também geram… e isso vale para o aspecto fiscal e o financeiro.

Um dos principais problemas é a autuação pelo Fisco: a não emissão da nota fiscal de débito no tipo “Pagamento antecipado” ou o preenchimento incorreto das informações gera multas, juros e outras penalidades previstas na legislação brasileira.

Fora isso, as falhas no registro desses adiantamentos comprometem a apuração correta do IBS, CBS e IS.

Outro ponto crítico é o risco de inconsistência contábil e de compliance. Aqui, é só imaginar o seguinte: sem um controle adequado, a empresa vai acabar enfrentando divergências entre o que foi registrado internamente e o que foi informado ao Fisco.

Isso, como talvez você tenha pensado agora mesmo, aumenta a exposição da empresa a auditorias e fiscalizações — e se isso acontecer, o cenário é bastante problemático.

Como adaptar sistemas fiscais e ERP para a nova sistemática de tributação nos adiantamentos?

Como já ficou claro até aqui, os adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária requer adaptação nos sistemas que as empresas usam.

E isso traz à tona justamente o primeiro passo que as empresas têm de tomar: atualizar tais sistemas para incluir o novo tipo de débito “06 = Pagamento antecipado” na emissão da NF-e e NFC-e.

Ou seja, você terá de ajustar os layouts dos documentos fiscais eletrônicos para que a nota fiscal registre claramente os pagamentos antecipados, conforme definido na Nota Técnica que falamos acima.

Somado a isso, os sistemas devem permitir o registro e o acompanhamento dos eventos fiscais relacionados, como a “Não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado”, que corrige situações em que o fornecedor não entrega o produto ou serviço.

Outra coisa: é preciso garantir que o ERP integre as informações fiscais com o financeiro para o recolhimento dos tributos IBS, CBS e IS ser calculado e gerenciado no momento correto (na data do pagamento antecipado, e não só na entrega).

Outro ponto que as empresas devem levar em conta envolve os processos internos: elas também precisam revisá-los e, junto a isso, capacitar suas equipes para que saibam operar as novas funcionalidades do sistema.

Ainda, e esse aspecto em particular requer bastante atenção, a empresa tem de planejar testes rigorosos antes da implantação definitiva. Com isso, ela vai garantir que o sistema funcione conforme as novas regras e que atenda às novas exigências legais.

O que fazer quando o fornecedor não entrega após o adiantamento?

Quando o fornecedor não faz a entrega após o adiantamento, são necessários alguns procedimentos específicos para ajustar a situação fiscal e evitar problemas com o Fisco.

A principal medida é que o fornecedor registre o evento fiscal sobre o qual já abordamos antes: “Não ocorrência de fornecimento com pagamento antecipado” (evento 122140).

Esse registro é importante para informar que, apesar de ter recebido o adiantamento, a entrega não aconteceu. É essa ação que vai assegurar a correção dos tributos que foram antecipadamente recolhidos.

Com esse evento fiscal, torna-se possível ajustar o crédito tributário e, a partir disso, evitar que a empresa fique com um imposto pago sem a correspondente entrega do bem/serviço.

Qual o cronograma de implantação da Nota Técnica 2025.002–RTC v1.01

Com as mudanças relativas aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária, um dos principais fatores que as empresas devem ficar de olho é nos prazos.

E é partindo disso que surge a importância de conhecer o cronograma de implantação da Nota Técnica 2025.002–RTC v1.01.

Basicamente, esse cronograma está dividido em fases, que garantem uma transição mais organizada e sem sobressaltos para as empresas e sistemas fiscais. Entenda mais a seguir:

Mês de julho (2024)

Na fase de homologação, o preenchimento dos campos IBS e CBS será opcional. Caso sejam preenchidos, as regras de validação (RV) serão aplicadas.

Enquanto isso, na fase de produção, os campos IBS e CBS ainda não estarão implantados. Se forem informados, haverá erro de schema.

Mês de outubro (2024)

Na fase de homologação, o preenchimento dos campos IBS e CBS passa a ser obrigatório para as notas fiscais eletrônicas (NF-e) com data de emissão a partir de 06/10/2025. Aqui, as regras de validação serão aplicadas.

Na fase de produção, o preenchimento dos campos IBS e CBS continua opcional, porém, se preenchidos, as regras de validação serão aplicadas.

Apesar disso, nesta etapa, os novos tributos ainda não terão valor jurídico.

Mês de janeiro (2025)

Na fase de homologação, mantém-se a mesma regra da homologação de outubro de 2025.

Por outro lado, na fase de produção, o preenchimento dos campos IBS e CBS será obrigatório para as NF-e com data de emissão a partir de 05/01/2026, com aplicação das regras de validação.

Por fim, a partir de 01/01/2026, os novos tributos passam a ter valor jurídico.

Como a Reforma Tributária altera a relação entre empresas e fornecedores no aspecto tributário?

É inegável que as mudanças relativas aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária transformam, no âmbito tributário, a relação entre empresas e fornecedores.

Antes, a obrigação tributária se dava na entrega do bem ou na prestação do serviço, mas agora, com as novas regras, o pagamento antecipado já gera esse dever imediatamente.

Por esse motivo, as empresas que adiantam valores a fornecedores precisam se preparar para pagar IBS, CBS e IS já no ato do adiantamento, mesmo que o fornecedor ainda não tenha entregue o produto ou prestado o serviço.

Essa antecipação muda a dinâmica do fluxo de caixa e, por conta disso, exige maior coordenação entre as duas partes para evitar surpresas.

Quais os benefícios e desafios da nova sistemática de tributação para adiantamentos a fornecedores?

Maior controle fiscal está entre os principais benefícios das mudanças referentes aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária.

Isso se dá porque, com o registro obrigatório do pagamento antecipado por meio da nota fiscal de débito, as operações ficam mais claras para o Fisco.

E em que isso implica? Redução do risco de fraudes e aumento da segurança jurídica.

A antecipação da tributação também ajuda a alinhar o recolhimento dos tributos ao fluxo financeiro real das operações. A gestão fiscal fica mais precisa devido a isso.

Agora… e quando se trata dos desafios? Quais são eles?

Como você já notou em outros momentos deste texto, as mudanças relativas aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária também trouxe desafios.

Um deles é o impacto no fluxo de caixa: as empresas, por terem de recolher impostos já no momento do adiantamento, têm de fazer ajustes no capital de giro e no planejamento financeiro.

Outro desafio é a adaptação dos sistemas fiscais e ERP, que devem ser atualizados para incluir novos tipos de documentos fiscais e eventos, além da necessidade de capacitação das equipes envolvidas.

Quais as multas e penalidades se não cumprir as regras dos adiantamentos na Reforma Tributária?

O não cumprimento das regras relativas aos adiantamentos a fornecedores previstas na Reforma Tributária pode acarretar multas e penalidades significativas para as empresas.

Uma das principais sanções é a multa por falta de emissão da nota fiscal de débito no tipo “Pagamento antecipado”.

Além disso, a empresa pode ser autuada por inconsistências na apuração e recolhimento dos tributos IBS, CBS e IS, caso o pagamento antecipado não seja registrado corretamente.

Fora tudo isso, que, naturalmente, já é bem negativo, descumprir essas regras ainda aumenta a exposição a fiscalizações, atraso de processos internos, além de prejudicar a reputação da empresa junto ao Fisco e aos fornecedores.

Qual a importância do treinamento das equipes fiscal, contábil e financeira?

Com essas mudanças ligadas aos adiantamentos a fornecedores na Reforma Tributária, é imprescindível haver treinamento das equipes fiscal, contábil e financeira das empresas.

Só assim elas vão conseguir se adequar, do jeito certo, às novas regras.

E o motivo de serem esses times específicos é porque eles estão diretamente responsáveis por emitir notas fiscais, registrar as operações e fazer o recolhimento dos tributos.

Agora, imagine o que pode acontecer se essas equipes não tiverem o conhecimento atualizado sobre o assunto?

Fica fácil de acontecerem erros no preenchimento dos documentos, atrasos nos pagamentos e falhas no controle dos créditos tributários, e aí voltamos às consequências que falamos antes: multas e autuações.

Além disso, devido às mudanças nos sistemas e processos, é preciso que essas equipes saibam usar as novas funcionalidades do ERP e interpretar corretamente os eventos fiscais.