Sistema de gestão de estoque

3 erros e 4 práticas de gestão de estoque

A gestão de estoque é um ponto sensível em muitas empresas. Apesar de ter plena consciência de que se trata de uma atividade de grande importância, muitos gestores não sabem o que fazer para resolver o problema. 

Mas com algumas boas práticas é possível manter seu estoque sob controle, sem correr riscos ou sofrer prejuízos. Quando isso acontece, toda a operação da empresa ganha segurança e solidez.

Por isso, neste artigo eu vou mostrar para você alguns erros comuns que podem atrapalhar bastante  sua gestão de estoque, e algumas das melhores práticas que vale a pena seguir.

3 erros comuns (e perigosos) na gestão de estoque

A primeira boa prática que você precisa colocar seu tempo e energia em aplicar é evitar os erros comuns da gestão de estoque. São vários erros, mas vamos nos concentrar agora em 3 deles.

Gestão de Estoques na empresa
Gestão de Estoques nas empresas

A boa notícia é que com algum cuidado já é possível resolver esses problemas, caso a sua empresa esteja falhando em algum destes pontos.

Apesar disso, não se engane pensando que os erros a seguir não são perigosos. Muita gente enfrenta grandes problemas por não dar atenção ao seguintes pontos:

1. Deixar de negociar com os fornecedores

A negociação com os fornecedores é muito importante para o bom controle de estoque. E não estamos falando só de conseguir bons preços para controlar o volume de dinheiro “parado”. Um fator importante aqui também são os prazos de entrega.

Negociar bem os prazos de recebimento das mercadorias e materiais evita que:

  • o estoque fique vazio por algum tempo por conta de atrasos na entrega;
  • não haja lugar nos galpões para colocar a mercadoria nova, se for entregue antes de o estoque atual ser usado.

A ideia é sempre manter o estoque dentro do limite, nem a mais, nem a menos. E a boa negociação de prazos com os fornecedores é responsável por isso.

2. Não prever mudanças na demanda

Certas épocas ou eventos causam mudanças na demanda, para cima ou para baixo. Vamos tomar como exemplo as datas comemorativas. Muitas empresas veem aumento de vendas e, logo, precisam repor o estoque.

Já outras veem queda nas atividades e tendem a ficar com estoque parado nessas épocas. O que você precisa levar em conta são essas flutuações, seja por sazonalidade ou por outros eventos, e controlar o estoque de acordo com isso.

Fazer a mesma coisa, no “piloto automático”, o ano todo não dá certo e pode trazer prejuízo para a empresa em várias situações.

3. Não treinar os colaboradores corretamente

Os colaboradores precisam de treinamento para encarar o estoque com a mentalidade correta, e também para lidar com ele de maneira apropriada. Quanto menos treinamento, maior a chance de alguém fazer algo que não devia e comprometer a boa gestão.

A gestão de estoque é fundamental para o sucesso da empresa

É só pensar no seguinte:

Qualquer área da empresa que exige algum tipo de gestão ou controle precisa de pessoas capacitadas e bem treinadas para cuidar disso. Ignorar esse fato é jogar dinheiro fora.

4 práticas de gestão de estoque que vale a pena implementar na sua empresa

Depois de aprender o que não fazer, agora você está mais bem preparado para seguir as melhores práticas de gestão de estoque. Esse trabalho é mais complexo do que o anterior, já que envolve maior envolvimento na implantação de processos, ferramentas e acompanhamento constante de resultados.

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Apesar disso, vale muito a pena seguir cada um dos passos a seguir com o máximo de atenção. Afinal, o estoque é uma reserva que precisa ser tratada com muito equilíbrio. 

A falta ou o excesso de mercadoria podem ser igualmente ruins, dependendo do cenário, sem falar nos riscos de perder esse material por conta de algum problema ou acidente. A boa gestão de estoque trabalha com todas essas possibilidades e previne cada uma

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Então você deve fazer o seguinte:

1. Crie uma rotina de atividades

A primeira boa prática que vale a pena seguir é criar uma rotina de atividades envolvendo a gestão do seu estoque. Como assim? As tarefas relacionadas ao estoque são repetitivas, e esse é o tipo perfeito de tarefa para executar de acordo com processos bem definidos.

Quando você tem uma rotina para fazer cada tarefa é muito mais fácil realizar o trabalho sem erros. Além disso, criar métodos e sistemas de trabalho reduz o tempo que você gasta pensando na melhor forma de cuidar de cada tarefa.

Por fim, processos podem ser aprendidos e replicados. Ou seja, é mais fácil treinar os colaboradores novos e garantir que eles também treinem outros quando necessário.

2. Implemente um sistema de gestão de estoque

Dependendo do tamanho do seu estoque, cuidar de tudo com ferramentas manuais pode ser muito complicado e estressante. Em certos momentos, mesmo as tão usadas planilhas de controle deixam de ser suficientes.

Implemente um sistema de gestão de estoque na sua empresa

Por isso, o quanto antes puder, implemente um sistema eletrônico de gestão de estoque. Muitos sistemas oferecem soluções de gestão que englobam todas as atividades do negócio, o que é melhor ainda e pode facilitar a vida de todos na empresa.

3. Estabeleça uma base de estoque mínimo e máximo

É muito importante que, além de processos de trabalho, você tenha uma estrutura estratégica de como acompanhar e gerenciar o estoque. O que isso quer dizer?

Na prática, você precisa saber qual é o nível mínimo e máximo a que o estoque pode chegar. Essas definições claras facilitam tudo, pois assim que a reserva chegar perto de qualquer dos extremos você já vai colocar medidas em prática para conter o problema.

4. Revise os processos constantemente

O papel desta boa prática é desafiar, de certo modo, os próprios sistemas que você construiu seguindo os passos anteriores. E isso tem um motivo bem simples: as coisas mudam, então pode ser que daqui a 6 meses exista um jeito melhor de cuidar do estoque do que hoje.

Se você parar de revisar os processos, vai chegar um momento em que eles não serão mais tão eficientes e você continuará pensando que está fazendo o melhor para a empresa.

5. Faça os seguros necessários

Por último, mas não menos importante: cuide muito bem do seu estoque quando ele é transportado para o local em que vai ser usado ou vendido. Em termos práticos, isso inclui fazer um seguro de carga do seu estoque.

Muita coisa pode acontecer desde o momento em que o estoque sai do seu galpão até chegar no destino final, como roubos e acidentes. 

Quando você previne esse tipo de problema está resolvendo um dos piores problemas em potencial que poderiam afetar seu estoque a qualquer momento: perder tudo. E é possível fazer isso de maneira simples e rápida, sem dor de cabeça. 

A boa gestão de estoque é fundamental para qualquer empresa que trabalha com materiais, mercadorias ou produtos físicos, o que compõe a maioria das empresas no Brasil. Qualquer descuido pode significar uma grande perda, mas com as boas práticas listadas acima você tem tudo para manter seu estoque sob controle, sem preocupação.

Um dos melhores sistemas de gestão para controle de estoque são as Plataformas de Gestão. Mas você sabe o que é isso? Descubra agora o que é uma Plataforma de Gestão e o que mais você precisa saber sobre esse tipo de sistema!